CWA SmartProcess is our tool for knowledge management focussing on business processes. All our processes are mapped in this tool, it is a key part of our Quality management system and is esential for our ISO 9001 certification including the recent transition to the newest standard.

The tool is very flexible, easy to use and pretty straightforward. It can easily be customized and provides a very good overview about all our processes.

Some users were struggling a bit when using the process explorer to design processes, but this could be solved rather quick.

System is good and easy to implement. So far we are very pleased to the system and we are looking forward to develop more functionalities by workflows.

The system is easy to use and very well supports process modeling with documentation control. The system also has workflows that make it easy to manage processes. One big advantage of the system is the local system administrator and the possibility to modify workflows, forms, etc. without having to contact the system supplier every time. A big success with CWA is their support function, which works really well and most of the times you get a response within a couple of hours.

There are some weaknesses in system to allow users filter their tasks in home page to show only the tasks where instant actions are required. Now Filtering can be done in cases, but filter doesn´t apply to home page. Other weakness what causes sometimes a lot of wasting time when creating new forms in workflows. When there is fields with same name it is really difficult to select correct one. This causes forms to not working at all or even crash the workflow totally This weakness could be fixed with visible field codes which are unique, then it is easy to use same source field in all places without temporary naming.

It helped us to totally improve our quality management system and process organization.

I like the new front-end that came along with the update in June 2018. Especially the document management system is very handy and simplifies my job in the quality department.

There are periods when the software is somewhat slowly. A few features are missing, like some field functions to readout ALL information you want into your documents.

Empfehle die Software jedem weiter - Top Produkt. Manche Sachen - insbesondere bei Konzernusern - könnten noch verbessert werden (z.B. RASCI Report, Sprachfelder).

Der Freigabeworkflow für Prozesse und Dokumente inkl. Mergefields und Information an die User. Die Maßnahmenverfolgung, das Audittool. Der Support ist Spitze und auch der feste Ansprechpartner, der Details des Unternehmens und der Einstellungen kennt, löst schnell Probleme. Support nimmt Verbesserungsvorschläge auf und setzt nach Möglichkeit im nächsten Update auch um.

Die Prozessdesigner müssen auf wenige Personen eingegrenzt sein, ansonsten werden die Swimlanes nicht richtig wiederverwendet und die User nicht sauber zugeordnet. In Konzernstrukturen sollte man die Sprachen bei der Implementierung festlegen, später wird es aufwendig. Bei manchen Softwareeinstellungen ist das Verständnis am Anfang wichtig, ansonsten richtet man Dinge falsch ein, die aufwendig korrigiert werden müssen.

Solide. Verbesserungsfähig. Aber marktfähig. Guter Kundensupport!

Design (klar, strukturiert, ansprechend, modern) Funktionsumfang in Standardvariante (ausreichend für "normales" QM) Pricing (v.a. Zusatzmodule zu attraktiven Preisen) Kundensupport bzw. Erstkontakt v.a. im Anschaffungsprozess war gut (nicht zu viel, nicht zu wenig; andere Firmen hatten zu starke Follow-ups mit mehreren E-Mails pro Monat, in denen nachgefragt wurde, ob man sich schon für die Software entschieden hat)

- Wenig technische Dokumentation (Einrichtung/Anbindung ActiveDirectory könnte ausführlicher beschrieben werden) - Teilweise fehlen in der Software an Stellen Funktionen, die wo anders enthalten sind (z.B. Texteditor wie bei Prozessmodellierung wäre auch bei Katalogen, v.a. Rollenkatalog, sehr sinnvoll) - genauere Beschreibung der Nutzerverwaltung/Rechtezuweisungen wäre wünschenswert. Das ist für Erstanwender bzw. -administratoren zu rudimentär - man könnte etwas weiter denken, z.B. bei der Benennung der AD-Berechtigungsprofile (in einem mittleren Unternehmen AD-Gruppen mit der einfachen Bezeichnung "Viewer" anzulegen, ist ungut, da diese AD-Gruppen-Bezeichnungen auch Nachwirkungen in anderen Systemen haben könnten. Besser wäre es, sie z.B. "CWA_Viewer" nennen zu können, um Überschneidungen zu vermeiden.