BlueSpice 2026: Benefits, Features & Pricing

Wondering if BlueSpice is right for your organization?

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Overview
Pricing and Plans
Features
Integrations
User Reviews

Overview

BlueSpice

4.3

(22)

Pricing

Starting at €4.50 per month

About BlueSpice

BlueSpice MediaWiki is a globally trusted solution used by both large and small businesses, primarily for knowledge and quality management, technical/IT documentation, creating organizational manuals, and more.

With BlueSpice, you lay the foundation for centralized documentation, seamless organization, team collaboration, and easy retrieval of company knowledge, operational data, and ideas at any time.

Perfectly suited for your quality management audits, BlueSpice helps document quality-relevant processes and provides significant value for ISO certification.

From planning and user guidance to maintenance and repairs, BlueSpice supports technical documentation throughout the entire product lifecycle. It also optimally handles IT documentation, along with related processes, procedures, and services.

Whether it's organization manuals, goals, processes, or organizational concepts, BlueSpice is your go-to software for creating and maintaining professional organizational manuals.

BlueSpice is an excellent choice for implementing web-based support solutions, such as online helpdesks, ensuring that employees, customers, and partners stay consistently informed and up to date.

With Bl...

BlueSpice Screenshots

BlueSpice Pricing and Plans

Starting price: €4.50 per month

Free Trial

Free Version

BlueSpice free

€0.00

flat rate, one time

Plan includes:

Visual editor
Global search
Simple rights management
Export (PDF, Office, XML)

BlueSpice pro

€4.50

per user, per month

Plan includes:

Collaborative editing
Global search
AI Editing Assistant
Adaptable rights management
Templates with dynamic content
Tasks
@-Mentions
Workflows
Key-features for quality management
Forms

BlueSpice farm

€8.50

per user, per month

Plan includes:

Collaborative editing
Global search
AI Editing Assistant
Adaptable rights management
Templates with dynamic content
Tasks
@-Mentions
Workflows
Key-features for quality management
Forms

Confused about pricing? We've got you covered.

Get a personalized pricing breakdown tailored to your specific needs—no guesswork, no generic estimates.

BlueSpice Features

Popular features found in Help Desk
Access Controls/Permissions
Activity Dashboard
Alerts/Escalation
Automated Routing
Collaboration Tools
Macros/Templated Responses
Multi-Channel Communication
Real-Time Notifications
Reporting/Analytics
Self Service Portal
Service Level Agreement (SLA) Management
Workflow Management
More features of BlueSpice
Active Directory Integration
Activity/News Feed
Activity Tracking
Alerts/Notifications
API
Approval Process Control
Audit Management
Blogs
Catalog Management
Change Management
Change Tracking
Checklists
Commenting/Notes
Communication Management
Communications Management
Compliance Management
Configurable Workflow
Content Library
Content Management
Customer Database
Customizable Branding
Customizable Fields
Customizable Forms
Customizable Templates
Dashboard
Data Import/Export
Data Security
Discussions/Forums
Documentation Management
Document Coding & Control
Document Storage
Document Templates
Drag & Drop
Drag & Drop Editor
Email Alerts
Employee Onboarding
Employee Portal
Employee Profiles
Equipment Management
File Management
File Sharing
Forms Management
For the IT sector
Full Text Search
Incident Management
ISO Standards Management
Issue Management
Knowledge Base Management
Knowledge Management
Maintenance Management
@mentions
Multi-Language
Personalization
Policy Management
Process Management
Process/Workflow Automation
Product Roadmapping
Project Planning
Quality Control
Real Time Editing
Reporting & Statistics
Requirements Management
Rich Text Editor
Risk Assessment
Risk Management
Search/Filter
Security Management
Single Sign On
SSL Security
Surveys & Feedback
Tagging
Task Management
Task Scheduling
Templates
Testing/QA Management
Text Editing
Third-Party Integrations
Two-Factor Authentication
User Management
Version Control
Web Notifications
Widgets
Wiki
WYSIWYG Editor

BlueSpice Integrations

Google Forms

iFinder

Nextcloud

draw.io

Microsoft PowerPoint

Google Docs

See all 22 integrations

BlueSpice User Reviews

Overall Rating

4.3

Ratings Breakdown

32%

64%

Secondary Ratings

Ease of Use

4.3

Value for money

4.1

Customer support

4.6

Functionality

4.4

Have you used BlueSpice and would like to share your experience with others?

Ryan D.

Verified reviewer

Entertainment

11-50 employees

Used daily for less than 2 years

Review source

Reviewed June 2025

Bluespice 5.1 installed with Docker

Once the system is running it's easy to maintain and intuitive for users to add and access content. Rock solid once it's running.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Ability to assign ownership of pages to users; attractive UI; relatively intuitive management extensions

Cons:

The installation process with Docker is far worse than the original file-based installation system; Dockerizing it makes it harder to have multiple wikis on one server, and the install is opaque and didn't work requiring me to manually create the wiki root db user in the database

Reasons for switching to BlueSpice

Wanted to assign ownership of pages to users

Oliver H.

Verified reviewer

Mechanical or Industrial Engineering

51-200 employees

Used daily for less than 2 years

Reviewed November 2024

Es gibt viel zu tun, fangen wir an.

Wir haben die Farm-Version nun implementiert. Aktuell nutzen wir nur einzelne Seiten. Werden aber jetzt nach und nach die Strukturierung einführen. Ich bin sehr gespannt.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Sowohl als Wiki, wie auch als Intranet verwendbar.

Cons:

Um es voll nutzbar zu machen muss man sehr viel über den MediaWiki Semantic wissen. Dies ist nicht besonders intuitiv, sondern man wird diese über Erfahrungen lernen müssen.

Reasons for choosing BlueSpice

Cnfluence hatten wir bei einem vorherigen Arbeitgeber. Es ist von der Bedienung von der Oberfläche Benutzerfreundlicher. Aber auf der anderen Seite muss das System zuerst ewig konfigurieren. Und die Kosten spielen eine Rolle.

Vendor Response

Vielen Dank für das ehrliche Feedback! Es freut uns zu hören, dass Sie soweit zufrieden mit BlueSpice sind. Kennen Sie schon unsere Lunchtime Talks? https://bluespice.com/de/services/selbst-lernen/webinare/ Hier geben wir in 30 Minuten Einblicke zur Bedienung und verschiedenen Funktionen. Evtl. hilft Ihnen oder Mitarbeitenden das, um tiefer in Themen wie Semantic einzutauchen. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Software zu verbessern und nehmen die Anregungen ernst. Wenden Sie sich gerne weiterhin an den Support, wenn Sie Unterstützung benötigen. Alles Gute und viele Grüße vom BlueSpice Team!

Replied November 2024

Adalbert Z.

Verified reviewer

Information Technology and Services

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed November 2024

Bluespice eine gute Alternative zu Confluence

Wir benutzen BlueSpice als zentrale Wissensplattform seit >2 Jahren. In dieser Zeit hat sich die Qualität spürbar verbessert. Die Arbeit mit dem BS macht Spaß und geht mittlerweile relativ flüssig. Für manche Benutzer ist es herausfordernd sich grundsätzlich mit dem Thema Wiki zu befassen, das kann BlueSpice auch nicht ändern. Die Möglichkeiten eigene Automatismen und Formulare innerhalb des Wikis zu entwickeln ist super! Das erleichtert die Arbeit im Nachgang für die Benutzer enorm. Ansonsten nutzen wir das Potenzial von BS bisher noch nicht vollständig aus. Es bleiben noch viele Funktionen ungenutzt (z.B. Workflows, Gadgets...)

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

- hoher Funktionsumfang - mittlerweile hohe Stabilität - Benutzerfreundlichkeit - offen und erweiterbar - Hallo Welt ist ständig gewillt bestimmte Erweiterungen nachzubauen oder zu stabilisieren, um die Abhängigkeit von MediaWiki einzuschränken und deren Funktionalität zu stärken.

Cons:

- manche MediaWiki Module funktionieren nicht immer zuverlässig (lt. Support, keine Möglichkeit von HalloWelt in diese einzugreifen, da die Entwicklung außerhalb liegt) - öfters Probleme mit den RunJobs-Skript, das muss nachgebessert werden (lt. Support bereits in Arbeit)

Reasons for choosing BlueSpice

BS gibt es als selbstgehostete Variante, ohne Cloud Zwang.

Vendor Response

Vielen Dank für das ehrliche Feedback! Es freut uns zu hören, dass der Funktionsumfang, die Stabilität & die Erweiterungen Ihnen besonders positiv auffallen. Danke auch für den Hinweis bzgl. der Module. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Software zu verbessern und nehmen die Anregungen ernst. Wenden Sie sich gerne weiterhin an den Support, wenn Sie Unterstützung benötigen. Alles Gute und viele Grüße vom BlueSpice Team!

Replied November 2024

Jürgen S.

Verified reviewer

Renewables & Environment

501-1000 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed January 2025

Einfacher Einstig in Projekte mit mächtig Power im Hintergrund

Durch den einfachen Einstieg auch für mein Team konnten wir eine einfache, schnelle Übersicht über unserer Projekte erstellen. Projekte laufen nun um einiges runder. Im Vergleich muss bei anderen Tools viel mehr gemacht werden, um mit Projekten umzugehen. Viel ist einfach nicht Pflicht. Dennoch kann dann im zweiten Schritt granular gesteuert werden.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Einfacher, schneller Einstieg. Viele Funktionen vorhanden, die jedoch immer kann, nie Muss sind. Änderungswünsche von Usern werden ernst genommen und schnell umgesetzt

Cons:

Leider ist nur ein Dashboard vorhanden. Das macht eine Übersicht, wenn man mehrere Positionen hat, recht schwer (Teammitglied, Projektleiter...) In Projekten kann der Vorschritt nicht manuell eingeben werden, sondern wird immer errechnet.

Reasons for switching to BlueSpice

Zu langsam. Zudem sind die Aufgabenstati nicht pro Projekt anpassbar

Hilmar M.

Verified reviewer

Information Technology and Services

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed January 2025

Gutes Produkt mit Schwächen

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Gute neue Features werden in den Versionen eingebaut. Funktionsumfang und Workflow im Vergleich mit Confluence viel besser.

Cons:

Viele Bugs. Funktionen, die funktioniert haben, sind oft nach Updates fehlerhaft. Qualitätssicherung und Dokumentation verbesserungswürdig.

Reasons for switching to BlueSpice

Die Bereitstellung in der Cloud war nicht gewünscht.

Martin B.

Verified reviewer

Logistics and Supply Chain

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed December 2024

BlueSPice ist hot

Wir nutzen es als SaaS, funktioniert perfekt

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Der technische Support ist sehr gut , sehr motiviert und äußerst kompetent

Cons:

Nichts, es ist alles sehr gut ausgedacht und implementiert

Reasons for switching to BlueSpice

Wiki-Umgebung war einfacher und bietet mehr Freiheit in der Gestaltung und Anpassung

Vendor Response

Vielen herzlichen Danke für die tolle Bewertung! Wir freuen uns sehr, dass Sie so zufrieden mit unserem Support und BlueSpice sind! Alles Gute und liebe Grüße vom BlueSpice Team!

Replied January 2025

Volker H.

Verified reviewer

Hospital & Health Care

5001-10000 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed March 2025

Super Wissensdatenbank im Business-Einsatz

Als Wissensdatenbank ist Bluespice super. Artikel können schnell und unkompliziert erstellt werden. Durch die Buchfunktion können sie virtuell gebunden werden, sodass es dem Leser einfach fällt, zusammenhängende Artikel am Stück zu lesen. Zudem ist die Entra-ID-Anbindung fehlerfrei und bietet eine Super-Mehrwert. Temporäre Probleme mit unserer Serverinstallation wurden zuerst per Workaround wirksam bekämpft. Eine Migration auf einen neuen Server hat diese dann aus der Welt geschaffen - sehr kompetente Umsetzung seitens Hallo Welt.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Bücherfunktion, stetige Weiterentwicklung, Entra-ID-Anbindung, Content droplets, Draw.io-Anbindung, unkomplizierter und relativ schneller Support, die Suche ist schnell und gut

Cons:

WYSIWYG-Editor könnte verbessert werden - alle Funktionen des Texteditors sollten ebenfalls hinzugefügt werden (bspw. Sprachversionen). Auch ist die Ansicht des fertigen Artikels nicht immer 100 % so, wie im Editor angezeigt. Mitunter müssen unzählige Zeilenumbrüche hinzugefügt werden.

Peter G.

Verified reviewer

Logistics and Supply Chain

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed March 2025

Eine tolle Anwendung für Informationen im Geschäftsbetrieb

Wenn man es on premise installiert hat, habe ich den letzten Jahren immer wieder das Problem gehabt, das bei wesentlichen Updates etwas schief ging, obwohl wir Standard installiert haben. Ferner hängt die Online-Dokumentation hier immer etwas nach.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Für unsere Benutzer konnten wir eine sehr gute Plattform für Informationen rund um unser ERP-System, ISO-Management und auch allgemeine Information rund um unser Geschäft schaffen. Als technischer Administrator und Wiki-Fan, finde ich das das System unter Linux sehr schlank und ohne größere technische Probleme unauffällig läuft.

Cons:

Die Support-Plattform finde ich unübersichtlich und für jemanden, der diese nur manchmal nutzt, nicht sehr intuitiv. Was mir als Admin fehlt, sind Informationen per Email über neueste Releaseupdates.

Claus S.

Verified reviewer

Computer & Network Security

2-10 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed March 2025

weiter so, freue mich auf 5.x

Bluespice entwickelt sich immer mehr zu aktiven Drehscheibe. Reines Wissensmanagement und Compliance war mal. Man kann das Bluespice jetzt auch wertschöpfend verwenden.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

die Entwicklung der letzten 10 Jahre. BPMN, DrawIO, Semantik

Cons:

der PDF Output läßt keine dynamischen Semantik Tabellen zu

Reasons for choosing BlueSpice

deutsches Produkt , Ansprechpartner Admins

Ziliang Z.

Verified reviewer

Civil Engineering

11-50 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed December 2024

Bluespice Bewertung

Ich brauche für die Firma Bluespice für internen Gebrauch, Produkte dokumentieren, Prozesse definiren, Dokumente verwalten usw.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Die UI ist durchdacht und sieht gut aus. Das Rechtverwaltungssystem ist eine gute zusätzliche Funktion.

Cons:

Dokumentation teilweise zu sehr unvöllständig, was für Admin schwer ist, selber eine neue Funktion zu entwickeln. Z.B. Workflows, Dokumentation dafür muss verbessert werden.

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