# BlueSpice Software Reviews, Demo & Pricing - 2026

> Review of BlueSpice Software: system overview, features, price and cost information. Get free demos and compare to similar programs.

Source: https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile

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BlueSpice

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Overview

# BlueSpice 2026: Benefits, Features & Pricing

Wondering if BlueSpice is right for your organization?

Our Help Desk Software selection experts can help you in 15 minutes or less.

On this page

-   Overview
    
-   User Interface
    
-   Popular Alternatives
    
-   Pricing and Plans
    
-   Features
    
-   Integrations
    
-   User Reviews
    
-   Popular Comparisons
    

## Overview

BlueSpice

4.3

[(27)](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/#reviews)

Pricing

Starting at €4.50 per month

### About BlueSpice

BlueSpice MediaWiki is a globally trusted solution used by both large and small businesses, primarily for knowledge and quality management, technical/IT documentation, creating organizational manuals, and more.

With BlueSpice, you lay the foundation for centralized documentation, seamless organization, team collaboration, and easy retrieval of company knowledge, operational data, and ideas at any time.

Perfectly suited for your quality management audits, BlueSpice helps document quality-relevant processes and provides significant value for ISO certification.

From planning and user guidance to maintenance and repairs, BlueSpice supports technical documentation throughout the entire product lifecycle. It also optimally handles IT documentation, along with related processes, procedures, and services.

Whether it's organization manuals, goals, processes, or organizational concepts, BlueSpice is your go-to software for creating and maintaining professional organizational manuals.

BlueSpice is an excellent choice for implementing web-based support solutions, such as online helpdesks, ensuring that employees, customers, and partners stay consistently informed and up to date.

With Bl...

ueSpice, you gain a stable, secure, and scalable platform that sets the foundation for a modern, knowledge-driven company. As a central, cross-departmental, and cross-location solution, it serves as an alternative to intranet systems while accelerating the optimization of your corporate culture.

Wondering if BlueSpice is right for your organization?

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## BlueSpice User Interface

## Popular BlueSpice Alternatives

Main Product

BlueSpice

4.3

[(27)](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/#reviews)

Ratings Breakdown

-   4.26Ease of use
-   4.22Value for money
-   4.74Customer support
-   4.44Functionality

Pricing

Starting at €4.50 per month

Get Price

Alternative Product

[Confluence](https://www.softwareadvice.com/project-management/confluence-profile/)

4.5

[(3687)](https://www.softwareadvice.com/project-management/confluence-profile/reviews/)

Ratings Breakdown

-   4.25Ease of use
-   4.28Value for money
-   4.28Customer support
-   4.36Functionality

Pricing

Starting at $5.42 per month

Get Price

Alternative Product

[Microsoft SharePoint](https://www.softwareadvice.com/cms/microsoft-sharepoint-profile/)

4.4

[(5438)](https://www.softwareadvice.com/cms/microsoft-sharepoint-profile/reviews/)

Ratings Breakdown

-   4.08Ease of use
-   4.23Value for money
-   4.13Customer support
-   4.27Functionality

Pricing

Starting at $5.00 per month

Get Price

Alternative Product

[Notion](https://www.softwareadvice.com/project-management/notion-profile/)

4.7

[(2754)](https://www.softwareadvice.com/project-management/notion-profile/reviews/)

Ratings Breakdown

-   4.35Ease of use
-   4.57Value for money
-   4.39Customer support
-   4.62Functionality

Pricing

Starting at $12.00 per month

Get Price

Alternative Product

[Guru](https://www.softwareadvice.com/help-desk/guru-profile/)

4.8

[(639)](https://www.softwareadvice.com/help-desk/guru-profile/reviews/)

Ratings Breakdown

-   4.82Ease of use
-   4.76Value for money
-   4.77Customer support
-   4.76Functionality

Pricing

Available upon request

Get Price

Alternative Product

[Connecteam](https://www.softwareadvice.com/hr/connecteam-profile/)

4.6

[(5254)](https://www.softwareadvice.com/hr/connecteam-profile/reviews/)

Ratings Breakdown

-   4.66Ease of use
-   4.47Value for money
-   4.61Customer support
-   4.53Functionality

Pricing

Starting at $29.00 per month

Get Price

## BlueSpice Pricing and Plans

Starting price: €4.50 per month

Free Trial

Free Version

BlueSpice free

€0.00

flat rate, one time

Plan includes:

-   Visual editor
-   Global search
-   Simple rights management
-   Export (PDF, Office, XML)

BlueSpice pro

€4.50

per user, per month

Plan includes:

-   Collaborative editing
-   Global search
-   AI Editing Assistant
-   Adaptable rights management
-   Templates with dynamic content
-   Tasks
-   @-Mentions
-   Workflows
-   Key-features for quality management
-   Forms

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BlueSpice farm

€8.50

per user, per month

Plan includes:

-   Collaborative editing
-   Global search
-   AI Editing Assistant
-   Adaptable rights management
-   Templates with dynamic content
-   Tasks
-   @-Mentions
-   Workflows
-   Key-features for quality management
-   Forms

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Confused about pricing? We've got you covered.

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## BlueSpice Features

-   Popular features found in Help Desk
    
    Access Controls/Permissions
    
    Activity Dashboard
    
    Alerts/Escalation
    
    Automated Routing
    
    Collaboration Tools
    
    Macros/Templated Responses
    
    Multi-Channel Communication
    
    Real-Time Notifications
    
    Reporting/Analytics
    
    Self Service Portal
    
    Service Level Agreement (SLA) Management
    
    Workflow Management
    
-   More features of BlueSpice
    
    Active Directory Integration
    
    Activity/News Feed
    
    Activity Tracking
    
    Alerts/Notifications
    
    API
    
    Approval Process Control
    
    Audit Management
    
    Blogs
    
    Catalog Management
    
    Change Management
    
    Change Tracking
    
    Checklists
    
    Commenting/Notes
    
    Communication Management
    
    Communications Management
    
    Compliance Management
    
    Configurable Workflow
    
    Content Library
    
    Content Management
    
    Customer Database
    
    Customizable Branding
    
    Customizable Fields
    
    Customizable Forms
    
    Customizable Templates
    
    Dashboard
    
    Data Import/Export
    
    Data Security
    
    Discussions/Forums
    
    Documentation Management
    
    Document Coding & Control
    
    Document Storage
    
    Document Templates
    
    Drag & Drop
    
    Drag & Drop Editor
    
    Email Alerts
    
    Employee Onboarding
    
    Employee Portal
    
    Employee Profiles
    
    Equipment Management
    
    File Management
    
    File Sharing
    
    Forms Management
    
    For the IT sector
    
    Full Text Search
    
    Incident Management
    
    ISO Standards Management
    
    Issue Management
    
    Knowledge Base Management
    
    Knowledge Management
    
    Maintenance Management
    
    @mentions
    
    Multi-Language
    
    Personalization
    
    Policy Management
    
    Process Management
    
    Product Roadmapping
    
    Project Planning
    
    Quality Control
    
    Real Time Editing
    
    Reporting & Statistics
    
    Requirements Management
    
    Rich Text Editor
    
    Risk Assessment
    
    Risk Management
    
    Search/Filter
    
    Security Management
    
    Single Sign On
    
    SSL Security
    
    Surveys & Feedback
    
    Tagging
    
    Task Management
    
    Task Scheduling
    
    Templates
    
    Testing/QA Management
    
    Text Editing
    
    Third-Party Integrations
    
    Two-Factor Authentication
    
    User Management
    
    Version Control
    
    Web Notifications
    
    Widgets
    
    Wiki
    
    Workflow Automation
    
    WYSIWYG Editor
    

## BlueSpice Integrations

Google Forms

Integration rated undefined from -1 review

iFinder

Integration rated undefined from -1 review

Nextcloud

Integration rated undefined from -1 review

draw.io

Integration rated undefined from -1 review

Microsoft PowerPoint

Integration rated undefined from -1 review

Google Docs

Integration rated undefined from -1 review

See all 22 integrations

## BlueSpice User Reviews

Overall Rating

4.3

Ratings Breakdown

5

33%

4

63%

3

4%

2

0%

1

0%

Secondary Ratings

Ease of Use

4.3

Value for money

4.2

Customer support

4.7

Functionality

4.4

Have you used BlueSpice and would like to share your experience with others?

RD

Ryan D.

Verified reviewer

Entertainment

11-50 employees

Used daily for less than 2 years

Review source

Reviewed June 2025

Bluespice 5.1 installed with Docker

5

Once the system is running it's easy to maintain and intuitive for users to add and access content. Rock solid once it's running.

Ratings Breakdown

5

Ease of use

5

Value for money

3

Customer support

5

Functionality

Pros:

Ability to assign ownership of pages to users; attractive UI; relatively intuitive management extensions

Cons:

The installation process with Docker is far worse than the original file-based installation system; Dockerizing it makes it harder to have multiple wikis on one server, and the install is opaque and didn't work requiring me to manually create the wiki root db user in the database

Reasons for switching to BlueSpice

Wanted to assign ownership of pages to users

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AZ

Adalbert Z.

Verified reviewer

Information Technology and Services

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed May 2026

BlueSpice beste Alternative zu Cloud-Diensten

4

In Summe finde ich Bluespice gut und nutze es gerne. die Umsetzung von eigenen Formularen oder Funktionen ist soweit ok, wenn man weiß wie es geht :) Könnte aber an manchen Stellen einfacher sein, ist jedoch dem MediaWiki-Hintergrund geschuldet.

Ratings Breakdown

3

Ease of use

4

Value for money

4

Customer support

5

Functionality

Pros:

\* mittlerweile läuft es sehr stabil \* die Verfügbarkeit von Updates und Features ist gut \* vielseitige Möglichkeiten der Individualisierung \* HalloWelt versucht die Abhängigkeiten zu MediaWiki-Paketen zu ersetzen \* Support ist gut, die HW-Kollegen sind i.d.R. sehr kompetent und können umgehend Antworten und Lösungen zu Fragen und Problemen liefern. \* Auf Fehlermeldungen wird schnell reagiert und Lösungen stehen meistens auch recht schnell zur Verfügung. Bei schwerwiegenderen Problemen läuft es sehr gut, die Reaktionszeiten sind sehr gut.

Cons:

\* manche Abhängigkeiten zu MediaWiki bringen Probleme mit sich, weil die Umsetzung in Bluespice zu Inkompatibilitäten führt (z.B. PageForms). Dieses Paket hat häufiger Fehler nach Updates, wobei es sich hierbei selten um echte Show-stopper handelt, i.d.R. funktioniert alles. Erfahrungsgemäß muss man es sich nach Updates genauer ansehen und testen, weil es hier bisher die meisten Fehler gab. \* teils immer noch etwas altbacken in der Bedienung, im Vergleich z.B. zu confluence oder Jira \*

Reasons for choosing BlueSpice

onprem-Betrieb (selbst gehostet) und Anpassbarkeit

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MB

Martin B.

Verified reviewer

Logistics and Supply Chain

51-200 employees

Used weekly for more than 2 years

Reviewed May 2026

BlueSpice: Das Informationsmanagement mit KI

5

Wir setzen BlueSpice ein, um unsere Handbücher sowohl intern, wie auch extern zu veröffentlichen. Dafür ist BlueSpice hervorragend geeignet. Wir schauen uns gerade an, wie wir KI in BlueSpice nutzen können, um unseren Klienten die Informationen aus den Handbüchern noch mundgerechter servieren können.

Ratings Breakdown

4

Ease of use

3

Value for money

5

Customer support

5

Functionality

Pros:

Die Schnelligkeit mit der auf neue Technologien eingegangen wird, die halbstündigen Webinare und die Zuverlässigkeit des Supports.

Cons:

Wie immer, der Preis ;-). Allerdings muss man sagen, dass sich das relativiert, wenn man sieht, was man alles an die Hand bekommt. Vieles, was sonst umständliche Programmierarbeit wäre entfällt.

Reasons for choosing BlueSpice

BlueSpice ist für den gelegentlichen Anwender sehr einfach zu bedienen

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JO

Jonathan O.

Verified reviewer

Health, Wellness and Fitness

1001-5000 employees

Used weekly for less than 12 months

Reviewed April 2026

Knowledge-Base im Klinikum

4

Insgesamt bin ich sehr zufrieden mit dem System, dem Support, den Möglichkeiten zur Erweiterung des Systems und der Integration in unsere Landschaft

Ratings Breakdown

4

Ease of use

4

Value for money

5

Customer support

5

Functionality

Pros:

Vernetztes Wissen, gute Möglichkeit zur strukturierten Ablage von Knowledge, große Flexibilität, gute Suche, KI-Chatbot

Cons:

Der Editor ist etwas sperrig und nicht immer exakt wysiwyg, wodurch das Schreiben von Artikeln schon mal etwas umständlicher ist, als in einem Word-Dokument.

Reasons for choosing BlueSpice

größere Flexibilität und mehr Anpassungsmöglichkeiten

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JS

Jürgen S.

Verified reviewer

Renewables & Environment

501-1000 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed January 2025

Einfacher Einstig in Projekte mit mächtig Power im Hintergrund

4

Durch den einfachen Einstieg auch für mein Team konnten wir eine einfache, schnelle Übersicht über unserer Projekte erstellen. Projekte laufen nun um einiges runder. Im Vergleich muss bei anderen Tools viel mehr gemacht werden, um mit Projekten umzugehen. Viel ist einfach nicht Pflicht. Dennoch kann dann im zweiten Schritt granular gesteuert werden.

Ratings Breakdown

4

Ease of use

5

Value for money

5

Customer support

4

Functionality

Pros:

Einfacher, schneller Einstieg. Viele Funktionen vorhanden, die jedoch immer kann, nie Muss sind. Änderungswünsche von Usern werden ernst genommen und schnell umgesetzt

Cons:

Leider ist nur ein Dashboard vorhanden. Das macht eine Übersicht, wenn man mehrere Positionen hat, recht schwer (Teammitglied, Projektleiter...) In Projekten kann der Vorschritt nicht manuell eingeben werden, sondern wird immer errechnet.

Reasons for switching to BlueSpice

Zu langsam. Zudem sind die Aufgabenstati nicht pro Projekt anpassbar

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OH

Oliver H.

Verified reviewer

Mechanical or Industrial Engineering

51-200 employees

Used daily for less than 2 years

Reviewed November 2024

Es gibt viel zu tun, fangen wir an.

4

Wir haben die Farm-Version nun implementiert. Aktuell nutzen wir nur einzelne Seiten. Werden aber jetzt nach und nach die Strukturierung einführen. Ich bin sehr gespannt.

Ratings Breakdown

3

Ease of use

5

Value for money

4

Customer support

4

Functionality

Pros:

Sowohl als Wiki, wie auch als Intranet verwendbar.

Cons:

Um es voll nutzbar zu machen muss man sehr viel über den MediaWiki Semantic wissen. Dies ist nicht besonders intuitiv, sondern man wird diese über Erfahrungen lernen müssen.

Reasons for choosing BlueSpice

Cnfluence hatten wir bei einem vorherigen Arbeitgeber. Es ist von der Bedienung von der Oberfläche Benutzerfreundlicher. Aber auf der anderen Seite muss das System zuerst ewig konfigurieren. Und die Kosten spielen eine Rolle.

Vendor Response

Vielen Dank für das ehrliche Feedback! Es freut uns zu hören, dass Sie soweit zufrieden mit BlueSpice sind. Kennen Sie schon unsere Lunchtime Talks? https://bluespice.com/de/services/selbst-lernen/webinare/ Hier geben wir in 30 Minuten Einblicke zur Bedienung und verschiedenen Funktionen. Evtl. hilft Ihnen oder Mitarbeitenden das, um tiefer in Themen wie Semantic einzutauchen. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Software zu verbessern und nehmen die Anregungen ernst. Wenden Sie sich gerne weiterhin an den Support, wenn Sie Unterstützung benötigen. Alles Gute und viele Grüße vom BlueSpice Team!

Replied November 2024

Read More

DD

Dietmar D.

Verified reviewer

Electrical/ Electronic Manufacturing

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed April 2026

Gute Plattform für strukturierte Informationsablage

4

empfehlenswert, braucht aber Überzeugungsarbeit im Unternehmen. updates erfordern oft manuelle Prüfung aller features, immer wieder tauchen Sachen auf, die nach einem update nicht mehr oder anders funktionieren.

Ratings Breakdown

5

Ease of use

4

Value for money

5

Customer support

4

Functionality

Pros:

generell der Wikipedia-Ansatz. Volltextsuche, layout-Möglichkeiten, workflow-Möglichkeiten, Nachvollziehbarkeit

Cons:

Handhabung von Tabellen: immer wieder geht layout von Tabellen verloren, schnell werden überbreite Tabellen erzeugt, die aber nicht dargestellt werden können

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NN

Nikola N.

Verified reviewer

Events Services

11-50 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed April 2026

Business Wiki zum Wissensmanagement

5

BlueSpice bietet vielfältige Funktionen für agilen Wissensaustausch und Dokumentation und hat sich auch im Bereich Qualitätsmanagement bewährt.

Ratings Breakdown

5

Ease of use

5

Value for money

5

Customer support

5

Functionality

Pros:

Hervorragend ist die Datenschutzkonformität mit eigenem Hosting (On-Premise) oder auch Cloud-Hosting mit garantiertem Hosting/Provider in Deutschland.

Cons:

Wir sehen es als Vorteil, dass der MediaWiki-Editor (wie bei Wikipedia) genutzt wird. Für User, die hiermit als aus redaktioneller Sicht erstmals in Berührung kommen, kann das evtl. zunächst ungewöhnlich sein.

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CJ

Christian J.

Verified reviewer

Construction

201-500 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed April 2026

Tolles Wiki, viele Funktionen und super Support

5

Sehr einfach zu bedienen Gut und durchdachtes System Updates mit vielen tollen Funktionen und Erweiterungen

Ratings Breakdown

5

Ease of use

5

Value for money

5

Customer support

4

Functionality

Pros:

Oberfläche verständlich und einfach zu benutzen Man kann gut zusammen arbeiten (Teamarbeit) Sehr übersichtlich Viele Funktionen Es macht das Arbeiten leichter Toller Support

Cons:

Es kann am Anfang kompliziert sein Manche Funktionen sind schwer zu verstehen Man braucht manchmal Zeit zum Lernen

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FK

Florian K.

Verified reviewer

Mental Health Care

1001-5000 employees

Used weekly for less than 2 years

Reviewed May 2026

Super standortübergreifende Dokumentation

4

Wir verwenden BlueSpice seit der Version 3. Eine Aktualisierung hat etliche sinnvolle Verbesserungen gebracht. Besonders die Berechtigungsvergabe hat viel vereinfacht. Sehr zu empfehlen für standortübergreifende Dokumentation/Organisation.

Ratings Breakdown

4

Ease of use

5

Value for money

5

Customer support

5

Functionality

Pros:

Super schnelle Erstellung von Anleitungen standortübergreifend möglich. Logische Gruppierung von Inhalten und Zuweisung an Teams sehr gut.

Cons:

Einpflegen von Bildern teilweise etwas hakelig. Bilder-Defaults müssen immer wieder gesetzt werden. Tabellen etwas schwer zu füllen.

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Showing 1 - 10 of 27 Reviews

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## BlueSpice Popular Comparisons

[Confluence vs BlueSpice](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/vs/confluence/)[Microsoft SharePoint vs BlueSpice](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/vs/microsoft-sharepoint/)[Notion vs BlueSpice](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/vs/notion/)[Guru vs BlueSpice](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/vs/guru/)[Connecteam vs BlueSpice](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/vs/connecteam/)[Paperpile vs BlueSpice](https://www.softwareadvice.com/crm/bluespice-profile/vs/paperpile/)

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[Freshservice](https://www.softwareadvice.com/help-desk/freshservice-profile/)

**4.5** (731)

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[SysAid](https://www.softwareadvice.com/crm/sysaid-it-crm-profile/)

**4.5** (519)

Recently recommended **4** times

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