--- title: "WIVIO Software Reviews, Demo & Pricing - 2026" description: "Review of WIVIO Software: system overview, features, price and cost information. Get free demos and compare to similar programs." source_url: "https://www.softwareadvice.com/help-desk/wbi-profile/reviews/" page_type: "reviews" language: "en" --- [Home](https://www.softwareadvice.com/) / [Knowledge Base Software](https://www.softwareadvice.com/crm/knowledge-base-comparison/) / WIVIO Software Advice offers objective insights based on verified user reviews and independent product and market research. When our advisors match you to a software provider, we may earn a referral fee. Overview # WIVIO Review From €10-€15/month Free version Free trial 3 plans Wondering if WIVIO is right for your organization? Our Knowledge Base Software selection experts can help you in 15 minutes or less. On this page - Overview - User Interface - Popular Alternatives - Pricing and Plans - Features - Integrations - User Reviews ## Overview WIVIO 4.5 [(4)](https://www.softwareadvice.com/help-desk/wbi-profile/#reviews) Pricing Starting at €10.00 per user per month ### About WIVIO With WBI, knowledge management becomes simple, structured, and effective. WBI combines a proven, pragmatic knowledge management method with WIVIO, an intuitive software solution designed for everyday business use. All processes for capturing, structuring, sharing, developing, and securing company knowledge are seamlessly supported. Technical complexity, fragmented information, and time-consuming documentation efforts are eliminated. WIVIO enables employees to work with familiar documents while ensuring clear structures, version control, defined responsibilities, and reliable access to up-to-date knowledge. Intelligent search and optional AI support make relevant information available exactly when needed. The result is sustainable knowledge retention, higher efficiency, improved quality, and a knowledge base that grows with the organization. Do you work for WIVIO? [Manage this product listing](https://www.g2.com/products/wivio/claim_requests/new?auto=true) Wondering if WIVIO is right for your organization? Our Knowledge Base Software selection experts can help you in 15 minutes or less. ## WIVIO User Interface ## Popular WIVIO Alternatives Main Product WIVIO 4.5 [(4)](https://www.softwareadvice.com/help-desk/wbi-profile/#reviews) Ratings Breakdown - 4.50Ease of use - 4.75Value for money - 5.0Customer support - 4.50Functionality Pricing Starting at €10.00 per month Get Price Alternative Product [Guru](https://www.softwareadvice.com/help-desk/guru-profile/) 4.8 [(640)](https://www.softwareadvice.com/help-desk/guru-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.82Ease of use - 4.76Value for money - 4.76Customer support - 4.75Functionality Pricing Available upon request Get Price Alternative Product [Connecteam](https://www.softwareadvice.com/hr/connecteam-profile/) 4.6 [(5319)](https://www.softwareadvice.com/hr/connecteam-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.66Ease of use - 4.47Value for money - 4.61Customer support - 4.53Functionality Pricing Starting at $29.00 per month Get Price Alternative Product [Confluence](https://www.softwareadvice.com/project-management/confluence-profile/) 4.5 [(3722)](https://www.softwareadvice.com/project-management/confluence-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.26Ease of use - 4.28Value for money - 4.28Customer support - 4.37Functionality Pricing Starting at $5.42 per month Get Price Alternative Product [Document360](https://www.softwareadvice.com/crm/document360-profile/) 4.7 [(292)](https://www.softwareadvice.com/crm/document360-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.66Ease of use - 4.46Value for money - 4.81Customer support - 4.46Functionality Pricing Available upon request Get Price Alternative Product [Freshservice](https://www.softwareadvice.com/help-desk/freshservice-profile/) 4.5 [(805)](https://www.softwareadvice.com/help-desk/freshservice-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.59Ease of use - 4.42Value for money - 4.54Customer support - 4.34Functionality Pricing Starting at $19.00 per month Get Price ## WIVIO Pricing and Plans Starting price: €10.00 per month Free Trial Free Version WIVIO DEMO €0.00 No plan information available WIVIO BUSINESS €10.00 per user, per month No plan information available WIVIO ENTERPRISE €15.00 per user, per month No plan information available Confused about pricing? 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Get a personalized pricing breakdown tailored to your specific needs—no guesswork, no generic estimates. ## WIVIO Features - Popular features found in Knowledge Base Feedback Management Multi-Language Rich Text Editor Self Service Portal - More features of WIVIO Access Controls/Permissions Activity Dashboard Activity Tracking Alerts/Notifications API Catalog Management Collaboration Tools Commenting/Notes Communication Management Content Library Content Management Customizable Branding Customizable Reports Customizable Templates Data Import/Export Discussions/Forums Document Management Drag & Drop Full Text Search Generative AI Knowledge Base Management Reporting & Statistics Single Sign On SSL Security Text Editing Third-Party Integrations Workflow Management ## WIVIO Integrations Microsoft Teams Integration rated undefined from -1 review Microsoft 365 Integration rated undefined from -1 review ## WIVIO User Reviews ## WIVIO customer ratings - Overall rating: 4.5/5 - Total reviews: 4 ### Rating distribution - 5 stars: 2 reviews (50%) - 4 stars: 2 reviews (50%) - 3 stars: 0 reviews (0%) - 2 stars: 0 reviews (0%) - 1 star: 0 reviews (0%) ### Secondary ratings - Ease of use: 4.5/5 - Value for money: 4.8/5 - Customer support: 5/5 - Functionality: 4.5/5 --- Have you used WIVIO and would like to share your experience with others? ### Einfacher kommt man nicht zu einem richtigen Wissensmanagment System - Overall rating: 5/5 - Reviewer: Thomas J. - Verified reviewer: Yes - Industry: Mining & Metals - Company size: 1001-5000 employees - Product usage: Used daily for more than 2 years - Reviewed: May 2021 - Review source details: This review was submitted organically. No incentive was offered Wivio ist zwar eine Software, dahinter ist aber eine Methode als ganzheitlicher Ansatz wie ein Unternehmen mit Wissen führbar ist. Kommunikation, Delelgation, Verbesserung, KVP, bis QS und ITIL #### Ratings breakdown - Ease of use: 4/5 - Value for money: 5/5 - Customer support: 5/5 - Functionality: 5/5 #### Pros Man bekommt gleich ein Starterpaket an Dokumenten und Content Der Ansatz über Office Dokumente ist niederschwellig und jeder kann sofort mitarbeiten, auch wenn er kein HTML kann wie in Wikis #### Cons 2FA Authentifizierung sollte noch kommen. Automatisierung von administrativen Tätigkeiten (Eintritt, Austritt) #### Reasons for choosing WIVIO Wie Sharepoint ein Moloch.. Riesenprojekt, Was will ich überhaupt was nicht, ich brauche ne Governance..... mit Wivio ist man sofort am Start und legt los.. #### Reasons for switching to WIVIO Schlechte Usability, kann alles, aber das was es braucht muss erst programmiert werden und der Standard gebrochen --- ### zentrales Tool in der täglichen Arbeit - Overall rating: 4/5 - Reviewer: Martin K. - Verified reviewer: Yes - Industry: Machinery - Company size: 1001-5000 employees - Product usage: Used daily for more than 2 years - Reviewed: May 2021 - Review source details: This review was submitted organically. No incentive was offered WiVio ist mehr als eine Software. Es ist eine Methodik und eine Software. Wer sich darauf einlässt kann sehr profitieren und eine stetige Weiterentwicklung in der Organisation verankern. Es ist noch sehr viel Potential ungenützt soll aber kommen (Integrationen, Auswertungen, ..). Für mich das größte Alleinstellungsmerkmal ist, dass ich keine vergleichbare Software kenne , welche für dieses Einsatzgebiet so konzipiert wurde und nicht "nur" von einer anderen Software angepasst wurde. #### Ratings breakdown - Ease of use: 4/5 - Value for money: 5/5 - Customer support: 5/5 - Functionality: 4/5 #### Pros Sehr gute Kombination aus Methodik, Goveranance und Software. Die Software mit der darunterliegenden Methodik löst Probleme der meisten Intranets (Aktualität, Verantwortung und bestätigte Information) ohne Mehraufwand. Außerdem ermöglicht es nicht nur die Wissensicherung und Verbreitung sondern erhöht auch die Übersicht für Führungskräfte über aktuelle Themen. Wir verwenden die Software auch in weiteren Anwendungsbereichen zum Sichern des Wissens und der Weiterentwicklung wie z.B. auch Projektmanagement oder der Customer Journey. #### Cons Software selbst ist (noch) jung und gewisse Funktionalitäten kommen erst nach und nach. Integration in andere Systeme wie MS Teams sind erst in der BETA oder auf der Roadmap. Ebenfalls ist die API noch nicht verfügbar - viel Potential auf das wir noch warten müssen. Software ohne Microsoft Lizenzen nicht brauchbar (Word, Excel, ..). --- ### Sichert Wissen im KMU - Overall rating: 5/5 - Reviewer: Heinz R. - Verified reviewer: Yes - Industry: Wholesale - Company size: 11-50 employees - Product usage: Used daily for more than 2 years - Reviewed: May 2021 - Review source details: This review was submitted organically. No incentive was offered Fazit: Nach 2 Jahren sind wir mit dem WBI noch lange nicht am Ziel, aber wir können uns eine Arbeit ohne dieses Tool und den dazugehörigen Denkansatz nicht mehr vorstellen. #### Ratings breakdown - Ease of use: 5/5 - Value for money: 5/5 - Customer support: 5/5 - Functionality: 5/5 #### Pros In einem KMU steckt das Wissen nicht in Abteilungen wo jede Position im Idealfall abgesichert ist, sondern in Einzelpersonen. Dieses Wissen galt es zu digitalisieren und im Unternehmen zu halten, auch wenn Wechsel aus altersbedingten Gründen oder Arbeitgeberwechsel eintreten. Die Grundidee war es auch, das Wissen bei der Generationenübergabe niederzuschreiben, zu organisieren und allen notwendigen Personen bereitzustellen. Es sind oftmals ganz banale Dinge, wie eine aktualisierte Telefonliste, das WLAN-Passwort oder die Sicherheitsunterlagen, reicht aber auch bis hin zu Schnittstellenbeschreibungen, Projekten, Marketingplanungen oder Kontenplänen. In der Zwischenzeit läuft auch viel Berichtwesen über unser WBI. #### Cons Durch das sehr motivierte Team werden Nachteile eigentlich gleich aufgegriffen und zeitnah Lösungsansätze präsentiert. Wenn es ruckelt, dann ist das meist beim eigenen Mitarbeiterteam, das anfänglich immer wieder auf die neue Arbeitsweise hingewiesen werden muss - aber es überwiegen schnell die Vorteile und alles bekommt eine Eigendynamik. --- ### wichtigstes Werkzeug im Alltag - Overall rating: 4/5 - Reviewer: Wilfried H. - Verified reviewer: Yes - Industry: Information Technology and Services - Company size: 11-50 employees - Product usage: Used daily for more than 2 years - Reviewed: April 2021 - Review source details: This review was submitted organically. No incentive was offered Wir Nutzen WBI in unserem täglichen Arbeiten um unser Wissen zu sichern und zu teilen sowie als Führungsinstrument um gewisse Themen loszutreten. Bis wir WBI eingeführt haben war das Wissen über unzählige Laufwerke, Server, PC's und Posteingänge verstreut. Mit Hilfe der Software und der praxisnahen Beratung von WBI haben wir es innerhalb kurzer Zeit geschafft das bestehende Wissen für alle, immer aktuell an einem zentralen Ort zur Verfügung zu stellen. Inzwischen Fragen wir uns wie wir davor arbeiten konnten. #### Ratings breakdown - Ease of use: 5/5 - Value for money: 4/5 - Customer support: 5/5 - Functionality: 4/5 #### Pros äußerst einfache Bedienung und durch die Verwendung von Office (Word, Excel,...) als Wissenscontainer unkompliziert im Unternehmen zu etablieren schnelles Finden der gesuchten Inhalte mit sehr gute Suche durch hohe Trefferquote #### Cons eigenständige Bearbeitung der Vorlagen (Ci/CD usw) aktuell nicht möglich - hierzu wird der Support von WBI benötigt soll aber kommen :) --- Showing 1 - 4 of 4 Reviews ## Other Top Recommended Knowledge Base Software [Salesforce Sales Cloud](https://www.softwareadvice.com/product/2764-Salesforce/) **4.4** (18816) Recently recommended **48** times [SalesNOW](https://www.softwareadvice.com/marketing/salesnow-profile/) **4.6** (81) Recently recommended **48** times [Quickbase](https://www.softwareadvice.com/crm/quick-base-profile/) **4.4** (334) Recently recommended **19** times [Rock Solid](https://www.softwareadvice.com/crm/rock-solid-profile/) **0.0** (0) Recently recommended **12** times Stuck Between Options? 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