CWA SmartProcess is our tool for knowledge management focussing on business processes. All our processes are mapped in this tool, it is a key part of our Quality management system and is esential for our ISO 9001 certification including the recent transition to the newest standard.

The tool is very flexible, easy to use and pretty straightforward. It can easily be customized and provides a very good overview about all our processes.

Some users were struggling a bit when using the process explorer to design processes, but this could be solved rather quick.

System is good and easy to implement. So far we are very pleased to the system and we are looking forward to develop more functionalities by workflows.

The system is easy to use and very well supports process modeling with documentation control. The system also has workflows that make it easy to manage processes. One big advantage of the system is the local system administrator and the possibility to modify workflows, forms, etc. without having to contact the system supplier every time. A big success with CWA is their support function, which works really well and most of the times you get a response within a couple of hours.

There are some weaknesses in system to allow users filter their tasks in home page to show only the tasks where instant actions are required. Now Filtering can be done in cases, but filter doesn´t apply to home page. Other weakness what causes sometimes a lot of wasting time when creating new forms in workflows. When there is fields with same name it is really difficult to select correct one. This causes forms to not working at all or even crash the workflow totally This weakness could be fixed with visible field codes which are unique, then it is easy to use same source field in all places without temporary naming.

It helped us to totally improve our quality management system and process organization.

I like the new front-end that came along with the update in June 2018. Especially the document management system is very handy and simplifies my job in the quality department.

There are periods when the software is somewhat slowly. A few features are missing, like some field functions to readout ALL information you want into your documents.

Empfehle die Software jedem weiter - Top Produkt. Manche Sachen - insbesondere bei Konzernusern - könnten noch verbessert werden (z.B. RASCI Report, Sprachfelder).

Der Freigabeworkflow für Prozesse und Dokumente inkl. Mergefields und Information an die User. Die Maßnahmenverfolgung, das Audittool. Der Support ist Spitze und auch der feste Ansprechpartner, der Details des Unternehmens und der Einstellungen kennt, löst schnell Probleme. Support nimmt Verbesserungsvorschläge auf und setzt nach Möglichkeit im nächsten Update auch um.

Die Prozessdesigner müssen auf wenige Personen eingegrenzt sein, ansonsten werden die Swimlanes nicht richtig wiederverwendet und die User nicht sauber zugeordnet. In Konzernstrukturen sollte man die Sprachen bei der Implementierung festlegen, später wird es aufwendig. Bei manchen Softwareeinstellungen ist das Verständnis am Anfang wichtig, ansonsten richtet man Dinge falsch ein, die aufwendig korrigiert werden müssen.

Solide. Verbesserungsfähig. Aber marktfähig. Guter Kundensupport!

Design (klar, strukturiert, ansprechend, modern) Funktionsumfang in Standardvariante (ausreichend für "normales" QM) Pricing (v.a. Zusatzmodule zu attraktiven Preisen) Kundensupport bzw. Erstkontakt v.a. im Anschaffungsprozess war gut (nicht zu viel, nicht zu wenig; andere Firmen hatten zu starke Follow-ups mit mehreren E-Mails pro Monat, in denen nachgefragt wurde, ob man sich schon für die Software entschieden hat)

- Wenig technische Dokumentation (Einrichtung/Anbindung ActiveDirectory könnte ausführlicher beschrieben werden) - Teilweise fehlen in der Software an Stellen Funktionen, die wo anders enthalten sind (z.B. Texteditor wie bei Prozessmodellierung wäre auch bei Katalogen, v.a. Rollenkatalog, sehr sinnvoll) - genauere Beschreibung der Nutzerverwaltung/Rechtezuweisungen wäre wünschenswert. Das ist für Erstanwender bzw. -administratoren zu rudimentär - man könnte etwas weiter denken, z.B. bei der Benennung der AD-Berechtigungsprofile (in einem mittleren Unternehmen AD-Gruppen mit der einfachen Bezeichnung "Viewer" anzulegen, ist ungut, da diese AD-Gruppen-Bezeichnungen auch Nachwirkungen in anderen Systemen haben könnten. Besser wäre es, sie z.B. "CWA_Viewer" nennen zu können, um Überschneidungen zu vermeiden.

Insgesamt sind wir sehr zufrieden, überlegen auch weitere Tools dazu zu nehmen.

Die einfache Bedienung und die kurzfristige / schnelle und kompetente Unterstützung durch den Service.

Dass manche Dokumente nicht so funktionieren, wie sie sollen (statt dass eine pdf erzeugt wird, bleibt ein unausgefülltes Word-Dokument zu versenden). An was dies liegt, kann ich als Admin nicht erkennen.

Grundsätzlich ist es ein mächtiges Tool um komplexe Prozesse und deren Aufgaben heraus strukturiert aufbauen zu können.

Abbilden von Prozessen anhand von Workflows

Die Erstellung eines Workflows ist nicht immer gleich selbsterklärend. Bedarf erstmal einer Einarbeitung.

Smart Process ist sehr flexibel und kann einfach an geänderte Anforderungen und Abläufe angepasst werden. Der Hauptnutzen steckt klar in den definierten Workflows, die Dokumention des QM-Systems mit allen Vorgaben rundet das Ganze nur ab.

Die einfache Möglichkeit der Workflow Programmierung zur Steuerung der Aufgaben und Prozesse war ein Entscheidungskriterium, das sich in der täglichen Arbeit bewährt hat. Einfacher E-Mail Import, schnelle Formularanpassungen, Berichtvorlagen auf Word und Excel Reports erleichtern die tägliche Arbeit mit Smart Process. Die Software läuft stabil und ist Browser-basiert mit guter Performance (Antwortzeit). Nach der Installation und inkludierten Einschulung waren keine weiteren externen Aufwände für Anpassungen oder Programmierung notwendig, da alle Workflows und Auswertungen selber umgesetzt werden konnten.

Die Bedienung ist für Kollegen, die nicht täglich damit arbeiten, am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig.

Wir lösen von Kundenreklamationen, über 5S-Audits bis hin zu Arbeitsunfällen fast alles über CWA. Ein wunderbares Tool!

Am wirksamsten finde ich persönlich das Workflow-Modul, mit welchem du deine Abläufe selbst erstellen kannst - natürlich nur mit der nötigen Übung :-)

Die fehlende Datenbankschnittstelle hat uns anfangs am meisten geplagt - nur haben wir dies über Kataloge wunderbar umgehen können.

Helped us to interpret and implement the ISO 9001:2015 standard

The process modelling is intuitive and helpful in both the design period and for users. The customisation options give a plenty of flexibility. Document management options are easy to use and great for organising controlled documents.

It is not always easy to find the correct settings that you need to change and the workflow management takes time to get used to.

Die Transparenz unserer Prozesse ist mit Hilfe von Smart Process perfekt. Wir haben alle zugehörigen Dokumente wie Arbeitsanweisungen, etc an jeden Prozess gebunden. Zusätzlich ein gutes Feature ist die Verwaltung von Chancen und Risiken. Also kurzum, ich bin echt begeistert, welchen Stand der Dokumentation wir mit der Anwednung der Software erreichen konnten.

Am meisten bin ich begeistert von der 3 dimensionalen Struktur der Prozesse. Über das Einbinden von Sub-Prozessen kann man beliebig tief in die detaillierte Beschreibung der Abläufe einsteigen, kann alle notwendigen Dokumente anhängen und findet somit "kinderleicht" alle Informationen genau da, wo man Sie suchen würde. Die Dokumentation unserer Prozesse in Verbindung mit der Darstellung der Wechselbeziehungen hat mit Anwendung der SmartProcess Software ein besondere Qualität erhalten.

Ich kann hier keine Nachteile anführen, ich bin sehr überzeugt von SmartProcess.

Darstellung der Unternehmensprozesse, welche als Schulungsvorlage bei der internen Umbesetzung von Mitarbeitern verwendet werden. Versionierung von Dokumenten gemäß internationaler Q-Normen Abarbeitung von Maßnahmen bei langfristigen Projekten

Die intuitive Bedienung bei der Erstellung von Prozessmodellen. Die Möglichkeit eigenständig Workflows zu erstellen.

An manchen Stellen scheinen die Potenziale nicht ausgeschöpft zu sein. Bsp.: Es können Rollen angelegt werden, welche einem Mitarbeiter zugeordnet werden können. Diese Rollen könnten als Funktions- oder Stellenbeschreibung dienen. Allerdings kann aus einer Rolle nicht einmal eine pdf-Datei erzeugt werden. Sofern die Tätigkeiten und Befugnisse anders aufgebaut wären, wäre eine Tätigkeitsmatrix für einen guten Überblick möglich. Wer darf was, wer kann wo eingesetzt werden? Bei manchen Feldern fehlt die Möglichkeit den Orga-Baum zu verwenden. Dadurch Fehleranfälligkeit, wenn bspw. Freigebende oder zusätzliche Ersteller manuell eingetippt werden müssen.

SmartProcess ist ein gutes Tool, das relativ leicht zu händeln ist, aber es ist wie bei jedem Tool, dass wenn man nicht täglich mit arbeitet bei der Suche Probleme hat

schnelles und einfaches Hochladen von Dokumenten, Leichte Erstellung von Prozessen und ein hervorragender Versionsvergleich, leichter Austausch von Dokumenten. Reporting-Area

Versionsvergleich bei Dokumenten fehlt, WebParts auf der Startseite sind zur Star für uns als Unternehmen mit mehr als 30 Tochtergesellschaften. Volltextsuche ist zu unübersichtlich. Workflow startet nicht automatisch - dadurch vergessen einige MA diesen nach Bearbeitung zu starten

CWA hilft uns sehr und wir möchten es noch weiter und mehr nutzen denn die Möglichkeiten von CWA sind wirklich toll!

Die Prozessmanagement- und Dokumentenverwaltungsfunktion

Die Funktion des Organigramms. Es soll in CWA kein human resources Organigramm geben sondern nur ein Organigramm mit dem Abhängigkeiten und Verantwortungen gesteuert werden. Dennoch wäre ein human resources Organigramm mehr als Sinnvoll und der Titel in CWA ist entsprechend auch irreführen wenn man die Software noch nicht kennt und sich die Software beschaffen möchte.

Eine gut durchdachte Software, die mit den Möglichkeiten in der Enterprise Version gerade auch für KMU freie Gestaltungsmöglichkeiten bietet.

Bedienung für den Endnutzer einfach und dadurch höhere Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Teilweise umständliche Funktionen gerade im Bereich der Prozessmodellierung.

Interne Audits werden bei uns komplett über das System abgebildet. Und das mittlerweile seit 4 Jahren erfolgreich

Das aus erfolgten Eingabe tolle Reports erstellt werden können

Die Einarbeitung in das System war nicht so einfach wie erhofft. Wie mit allem Neuen muss man sich erstmal an die Oberfläche und die Menüführung gewöhnen

Flexibel und individuell einsetzbare Software mit gutem Support

Workflows können selber programmiert werden (unbegrenzte Anzahl), Software wird laufend verbessert, Support hilft unkompliziert bei Problemen

Am Anfang gab es keine Release notes bei Softwareupdates

Der Vorteil ist auf jedem Fall, dass alle relevanten Information zum Prozess direkt dem Prozess zugeordnet werden können.

Es enthält eine Vielzahl von Funktionen, diese könnten jedoch besser beschrieben sein. Anfangs muss man sehr viel probieren, bis man die richtige Funktion erwischt.

Das Video auf der Website lässt die Bedienbarkeit des Tools als sehr einfach erscheinen. Im Doing selbst ist es nicht mehr ganz so einfach.

grundsätzlich OK

Die doch recht logische Bedienung der Software

Die Schulungsmatrix muss viel strukturierter werden. Themen müssen (in der Darstellung) zu Kategorien zusammengefasst werden können. Es müssen Level des Know-how pro Schulung auswahlbar ein. Das Organigramm muss auch noch optimiert werden. Die Rolle und der Stelleninhaber sollten nicht auf der Ebene der darunter liegenden Orgaeinheit angezeigt werden

Insgesamt eine sehr nützliche Software ohne vielen ungenutzten Funktionen. Individuelle Anpassungen sind oft realisierbar.

Visuelle Umsetzung aller Prozessabläufe mit Integartion aller Dokumente war leicht zu realisieren. Die Reklamationsbearbeitung ist effektiv und spart Zeit.

Bei den Reklamationsberichten kann die Zuordnung der Fotos verbessert werden.