# SmartProcess Software Reviews, Demo & Pricing - 2026 > Review of SmartProcess Software: system overview, features, price and cost information. Get free demos and compare to similar programs. Source: https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile --- [Home](https://www.softwareadvice.com/) / [Quality Management Software](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/quality-management-software-comparison/) / SmartProcess Software Advice offers objective insights based on verified user reviews and independent product and market research. When our advisors match you to a software provider, we may earn a referral fee. Overview [Alternatives](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/alternatives/) # SmartProcess 2026: Benefits, Features & Pricing Wondering if SmartProcess is right for your organization? Our Quality Management Software selection experts can help you in 15 minutes or less. On this page - Overview - User Interface - Popular Alternatives - Pricing and Plans - Features - Integrations - User Reviews - Popular Comparisons ## Overview SmartProcess 4.4 [(30)](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/#reviews) Pricing Pricing available upon request ### About SmartProcess SmartProcess is a cloud-based business process management (BPM) suite that helps companies to manage the workflow of their employees. The software provides tools for resource modelling, process optimization and publication of processes and documents. Users can create process maps to identify key management processes so that all employees have access to business structures and dependencies. Process modeling can be completed using BPMN notation. The symbols display feature allows users to represent elements such as documents, standards, key data, risks and roles using symbols as part of the modeling process. The software provides automated workflow management tools that help manage reviews, approvals and publications. The program also features graphical representations of changes users have made to process workflows. The document management system allows users to note when they have reviewed, modified and exited a document. The software is available with a one-time license fee. Wondering if SmartProcess is right for your organization? Our Quality Management Software selection experts can help you in 15 minutes or less. ## SmartProcess User Interface ## Popular SmartProcess Alternatives Main Product SmartProcess 4.4 [(30)](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/#reviews) Ratings Breakdown - 4.07Ease of use - 4.38Value for money - 4.57Customer support - 4.30Functionality Pricing Available upon request Get Price Alternative Product [MasterControl Quality Excellence](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/mastercontrol-profile/) 4.5 [(534)](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/mastercontrol-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.14Ease of use - 4.16Value for money - 4.48Customer support - 4.20Functionality Pricing Starting at $25000.00 per year Get Price Alternative Product [KAWAK](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/kawak-profile/) 4.6 [(338)](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/kawak-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.67Ease of use - 4.64Value for money - 4.75Customer support - 4.52Functionality Pricing Starting at $238.00 per month Get Price Alternative Product [Isolocity](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/isolocity-profile/) 4.6 [(65)](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/isolocity-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.65Ease of use - 4.72Value for money - 4.91Customer support - 4.43Functionality Pricing Starting at $39.00 per month Get Price Alternative Product [Qualio](https://www.softwareadvice.com/capa/qualio-profile/) 4.5 [(129)](https://www.softwareadvice.com/capa/qualio-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.47Ease of use - 4.42Value for money - 4.69Customer support - 4.25Functionality Pricing Available upon request Get Price Alternative Product [Propel](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/propel-profile/) 4.4 [(60)](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/propel-profile/reviews/) Ratings Breakdown - 4.52Ease of use - 4.12Value for money - 4.36Customer support - 4.30Functionality Pricing Starting at $73.00 per month Get Price ## SmartProcess Pricing and Plans Starting price: $1.00 Free Trial Free Version Basic $1.00 No plan information available Confused about pricing? We've got you covered. Get a personalized pricing breakdown tailored to your specific needs—no guesswork, no generic estimates. ## SmartProcess Features - Popular features found in Quality Management Change Management Complaint Management Corrective and Preventive Actions (CAPA) Defect Tracking Document Management Electronic Signature Incident Management Quality Control Risk Management Task Management Training Management - More features of SmartProcess Access Controls/Permissions Activity Dashboard Activity Tracking AI Copilot Alerts/Notifications API Approval Process Control Audit Management Audit Trail Business Process Automation Business Process Control Calendar Management Collaboration Tools Commenting/Notes Communications Management Compliance Management Configurable Workflow Customizable Fields Customizable Forms Customizable Reports Customizable Templates Data Import/Export Data Visualization Document Coding & Control Document Storage Drag & Drop Email Management Equipment Management Forms Automation Forms Management Generative AI Graphical Workflow Editor ISO Standards Management Maintenance Management Mobile Access Monitoring No-Code Process Change Tracking Process Modeling & Designing Real-Time Data Real-Time Reporting Real-Time Updates Reporting/Analytics Reporting & Statistics Risk Assessment Role-Based Permissions Rules-Based Workflow Single Sign On Task Progress Tracking Templates Third-Party Integrations User Management Version Control Workflow Management ## SmartProcess Integrations Microsoft Azure Integration rated undefined from -1 review Microsoft Word Integration rated undefined from -1 review Microsoft Excel Integration rated undefined from -1 review ## SmartProcess User Reviews Overall Rating 4.4 Ratings Breakdown 5 47% 4 47% 3 7% 2 0% 1 0% Secondary Ratings Ease of Use 4.1 Value for money 4.4 Customer support 4.6 Functionality 4.3 Have you used SmartProcess and would like to share your experience with others? CS Clarissa S. Verified reviewer Wholesale 11-50 employees Used daily for less than 12 months Review source Reviewed May 2025 Ich bin begeistert!!! 5 Wenn man sich mit dem Programm beschäftigt, ist es auch ohne Schulung möglich sich ein tolles QMS aufzubauen. Besonders die Dokumentenfunktionen gefallen mir und erleichtern die Routine ungemein. Kein langes Suchen mehr und alles auf einem Blick und an einem Ort. Das System erinnert einen daran wenn eine Gültigkeit abläuft. Ratings Breakdown 4 Ease of use 4 Value for money 5 Customer support 5 Functionality Pros: Anwenderfreundliches und selbsterklärendes Programm. Flexibel und für alle Branchen nutzbar. Man kann sich mit ein wenig Übung alles so gestalten wie es für das Unternehmen passt. Cons: Die Flexibilität und die fehlenden Vorgaben gefallen vielleicht nicht jedem, da man sich damit intensiv beschäftigen muss. Reasons for choosing SmartProcess Preis-Leistungsverhältnis, Anwenderfreundlichkeit, kostenlose Demoversion, Kundenservice Read More CD Christoph D. Verified reviewer Automotive 51-200 employees Used daily for more than 2 years Review source Reviewed August 2024 Super intuitives System mit vielen Funktionen 5 Mir gefällt das System seit dem ersten Tag an sehr gut. Alle unsere Anforderungen können wir mit CWA abdecken. Wenn wir Rückfragen haben, haben wir bisher immer und schnell eine Antwort vom Support bekommen. Wir sind nach wie vor überzeugt, dass CWA das richtige System für unsere Firmengruppe ist. Ratings Breakdown 5 Ease of use 4 Value for money 5 Customer support 5 Functionality Pros: Einfach zu lernen, sehr intuitiv, Automatische Übersetzung mit Deepl im Hintergrund wird sehr viel verwendet. Lizenz Verwaltung funktioniert auch super (Lizenzen auf andere Mitarbeiter übertragen). Die einfache Modellierung von eigenen Workflows ist gut gemacht. Hiermit haben wir schon Mitarbeiterumfragen gemacht und managen unser KVP-Wesen. Cons: Es gibt keine Benachrichtigung im System selbst, sondern nur über E-Mails. Mitarbeiter, die keine eigene E-Mail Adresse haben, bekommen viele Nachrichten nicht oder nur umständlich. Und wir nutzen den "News" Bereich als "Schwarzes Brett" um unternehmensweite Infos zu kommunizieren. Hier wäre etwas mehr Funktionalität oder ein eigenes Modul wünschenswert (Z.B. mit Sortierung der aktuellen News und Archivierung von nicht mehr gültigen).. Reasons for choosing SmartProcess CWA hat alle unsere Anforderungen erfüllt und war dazu noch das günstigste System Read More AW Angela W. Verified reviewer Electrical/ Electronic Manufacturing 51-200 employees Used daily for less than 2 years Review source Reviewed December 2023 Empfehlenswert 4 Insgesamt sind wir sehr zufrieden, überlegen auch weitere Tools dazu zu nehmen. Ratings Breakdown 4 Ease of use 5 Customer support 4 Functionality Pros: Die einfache Bedienung und die kurzfristige / schnelle und kompetente Unterstützung durch den Service. Cons: Dass manche Dokumente nicht so funktionieren, wie sie sollen (statt dass eine pdf erzeugt wird, bleibt ein unausgefülltes Word-Dokument zu versenden). An was dies liegt, kann ich als Admin nicht erkennen. Reasons for choosing SmartProcess Gute Beratung, sehr ausbaufähig und vielseitig anwendbar. Reasons for switching to SmartProcess Wir nutzen es weiterhin als ERP-Programm, aber hinsichtlich der aktuell und zukünftig geforderten Anwendungen ist es nicht so gut geeignet. Read More KR Kevin R. Verified reviewer Education Management 501-1000 employees Used daily for less than 12 months Review source Reviewed June 2024 Hohe Zufriedenheit mit Verbesserungshinweisen 4 Wir haben am 03.06.2024 eine ausführliche E-Mail an \[sensibler Inhalt ausgeblendet\] als Feedback bzgl. Nutzung in den ersten 6 Monaten geschickt. Ratings Breakdown 4 Ease of use 4 Value for money 5 Customer support 4 Functionality Pros: \-Hohe Akzeptanz bei den MA -Macht Spaß damit zu arbeiten -Besonders gut: Verlinkungen der Prozesse, mehrere Ebenen der Prozessdarstellungen möglich -Externer Auditor beschrieb SmartProcess als sehr anschaulich, farbenfroh und anwenderfreundlich Cons: Import von exportierte Signavio Dateien zu SmartProcess: Importieren wir Dateien von Signavio nach Smartprocess, wird nur eine Lane übertragen, und IT-Symbole, Kommentare und die Formatierung von Gateways werden nicht übertragen Reasons for switching to SmartProcess Fehlende Möglichkeit der Prozessmodellierung in Verbindung mit Dokumentenmanagement. Fehlendes BPMN Format. Vendor Response Für das Feedback möchten wir uns herzlich bedanken. Wir schätzen Ihre Anregungen sehr. Derzeit unterstützen wir den Import eines offenen und eines geschlossenen Pools mit den dazugehörigen Lanes pro Prozess. Wir analysieren zur Zeit, ob wir spezifische Artefakte ebenfalls importieren. Wir planen, den BPMN-Import in Zukunft weiter auszubauen. Für Fragen zum BPMN-Import und für weitere Fragen stehen wir Ihnen jederzeit gerne direkt zur Verfügung. Replied June 2024 Read More PB Petra B. Verified reviewer Wholesale 1001-5000 employees Used daily for more than 2 years Review source Reviewed July 2020 Bewertung auf Konzernebene mit 14 Gesellschaften (Prozesslandkarten) & 12 Sprachen 4 Empfehle die Software jedem weiter - Top Produkt. Manche Sachen - insbesondere bei Konzernusern - könnten noch verbessert werden (z.B. RASCI Report, Sprachfelder). Ratings Breakdown 3 Ease of use 4 Value for money 5 Customer support 4 Functionality Pros: Der Freigabeworkflow für Prozesse und Dokumente inkl. Mergefields und Information an die User. Die Maßnahmenverfolgung, das Audittool. Der Support ist Spitze und auch der feste Ansprechpartner, der Details des Unternehmens und der Einstellungen kennt, löst schnell Probleme. Support nimmt Verbesserungsvorschläge auf und setzt nach Möglichkeit im nächsten Update auch um. Cons: Die Prozessdesigner müssen auf wenige Personen eingegrenzt sein, ansonsten werden die Swimlanes nicht richtig wiederverwendet und die User nicht sauber zugeordnet. In Konzernstrukturen sollte man die Sprachen bei der Implementierung festlegen, später wird es aufwendig. Bei manchen Softwareeinstellungen ist das Verständnis am Anfang wichtig, ansonsten richtet man Dinge falsch ein, die aufwendig korrigiert werden müssen. Reasons for choosing SmartProcess Preis-/Leistungsverhältnis und die einfache Menüführung für die User, selbsterklärend für Viewer. Reasons for switching to SmartProcess Datenbankbasierte Lösung und Workflows waren wichtig. Read More CB Chantal B. Verified reviewer Information Technology and Services 201-500 employees Used daily for less than 6 months Review source Reviewed July 2020 Gute Software mit einigen Verbesserungsmöglichkeiten 4 Solide. Verbesserungsfähig. Aber marktfähig. Guter Kundensupport! Ratings Breakdown 3 Ease of use 4 Value for money 5 Customer support 4 Functionality Pros: Design (klar, strukturiert, ansprechend, modern) Funktionsumfang in Standardvariante (ausreichend für "normales" QM) Pricing (v.a. Zusatzmodule zu attraktiven Preisen) Kundensupport bzw. Erstkontakt v.a. im Anschaffungsprozess war gut (nicht zu viel, nicht zu wenig; andere Firmen hatten zu starke Follow-ups mit mehreren E-Mails pro Monat, in denen nachgefragt wurde, ob man sich schon für die Software entschieden hat) Cons: \- Wenig technische Dokumentation (Einrichtung/Anbindung ActiveDirectory könnte ausführlicher beschrieben werden) - Teilweise fehlen in der Software an Stellen Funktionen, die wo anders enthalten sind (z.B. Texteditor wie bei Prozessmodellierung wäre auch bei Katalogen, v.a. Rollenkatalog, sehr sinnvoll) - genauere Beschreibung der Nutzerverwaltung/Rechtezuweisungen wäre wünschenswert. Das ist für Erstanwender bzw. -administratoren zu rudimentär - man könnte etwas weiter denken, z.B. bei der Benennung der AD-Berechtigungsprofile (in einem mittleren Unternehmen AD-Gruppen mit der einfachen Bezeichnung "Viewer" anzulegen, ist ungut, da diese AD-Gruppen-Bezeichnungen auch Nachwirkungen in anderen Systemen haben könnten. Besser wäre es, sie z.B. "CWA\_Viewer" nennen zu können, um Überschneidungen zu vermeiden. Reasons for choosing SmartProcess Preis. (roXtra war weit zu teuer) Funktionsumfang. (solide und Preis-Leistung stimmt!) Ansprechender Kundenkontakt. Reasons for switching to SmartProcess Keine Option der Mehrsprachigkeit. Diese bietet CWA und hier funktioniert sie einwandfrei und sehr einfach. Read More AD Axel D. Verified reviewer Real Estate 201-500 employees Used daily for less than 12 months Review source Reviewed March 2024 Ein sehr intuitives Tool 4 Grundsätzlich ist es ein mächtiges Tool um komplexe Prozesse und deren Aufgaben heraus strukturiert aufbauen zu können. Ratings Breakdown 4 Ease of use 4 Value for money 5 Customer support 4 Functionality Pros: Abbilden von Prozessen anhand von Workflows Cons: Die Erstellung eines Workflows ist nicht immer gleich selbsterklärend. Bedarf erstmal einer Einarbeitung. Reasons for choosing SmartProcess Kosten und Beratung waren bei Smart Processes überschaubarer. Auch läßt sich die Schrittweise skalierbar in Smart Prozess sukzessive ausbauen und erweitern. Read More FS Fabian S. Verified reviewer Automotive 51-200 employees Used daily for less than 2 years Review source Reviewed December 2024 Effiziente Prozessautomatisierung und Transparenz im QMS 5 Auf dem ersten Blick war ich etwas erschlagen. Man findet sich aber sehr gut in das System ein. Wir haben begonnen mit Smartprocess unser QM-System von Grund auf neu zu gestalteten. Bzw. mussten wir es neu aufbauen. Mit den Prozessmodellierer, dem Dokumentenmanagement und dem Workflow-Editor war es uns möglich ein super übersichtliches und verständliches QMS aufzubauen. Und dadurch das im System alles miteinander verknüpft ist, ist auch hier die Transparenz und Übersichtlichkeit auf einem sehr hohen und gutem Level. Smartprocess ist der perfekte Begleiter für dein QMS und perfekt für Audits :) Ratings Breakdown 5 Ease of use 5 Value for money 5 Customer support 4 Functionality Pros: Übersichtlichkeit und Anpassungsfähigkeit. Durch den Workflow-Editor kann man vorhandene Prozesse perfekt (teil-)automatisieren. Cons: Einige Funktionen sind noch nicht ganz ausgereift. Es ist aber nichts weltbewegendes. Es wird ja auch nach und nach geupdated. Fehlende REST-API um noch mehr mit dem System machen. (Ich bin mir bewusst dass es eine gibt, aber nur für Katalog-Einträge) Vendor Response Vielen Dank für die Bewertung. Wir haben uns sehr darüber gefreut. Wir haben jetzt auch die Rest Api ausgebaut, so dass man die Rest Api auch für Workflows bzw. für die Vorgangsbearbeitung nutzen kann. Replied August 2025 Read More VR Verified Reviewer Printing 51-200 employees Used daily for more than 2 years Review source Reviewed July 2020 Das Maximum, wenn man mit Leidenschaft Prozessmanagement betreibt. 5 Wir lösen von Kundenreklamationen, über 5S-Audits bis hin zu Arbeitsunfällen fast alles über CWA. Ein wunderbares Tool! Ratings Breakdown 5 Ease of use 5 Value for money 5 Customer support 5 Functionality Pros: Am wirksamsten finde ich persönlich das Workflow-Modul, mit welchem du deine Abläufe selbst erstellen kannst - natürlich nur mit der nötigen Übung :-) Cons: Die fehlende Datenbankschnittstelle hat uns anfangs am meisten geplagt - nur haben wir dies über Kataloge wunderbar umgehen können. Reasons for choosing SmartProcess Als man gedacht hat, dass das Produkt an sich einfach unschlagbar ist, kam zusätzlich noch der im Vergleich günstige Preis oben drauf - einfach perfekt! Read More TB Thomas B. Verified reviewer Wholesale 51-200 employees Used daily for more than 2 years Review source Reviewed July 2020 Smart Process 5 Smart Process ist sehr flexibel und kann einfach an geänderte Anforderungen und Abläufe angepasst werden. Der Hauptnutzen steckt klar in den definierten Workflows, die Dokumention des QM-Systems mit allen Vorgaben rundet das Ganze nur ab. Ratings Breakdown 5 Ease of use 5 Value for money 4 Customer support 5 Functionality Pros: Die einfache Möglichkeit der Workflow Programmierung zur Steuerung der Aufgaben und Prozesse war ein Entscheidungskriterium, das sich in der täglichen Arbeit bewährt hat. Einfacher E-Mail Import, schnelle Formularanpassungen, Berichtvorlagen auf Word und Excel Reports erleichtern die tägliche Arbeit mit Smart Process. Die Software läuft stabil und ist Browser-basiert mit guter Performance (Antwortzeit). Nach der Installation und inkludierten Einschulung waren keine weiteren externen Aufwände für Anpassungen oder Programmierung notwendig, da alle Workflows und Auswertungen selber umgesetzt werden konnten. Cons: Die Bedienung ist für Kollegen, die nicht täglich damit arbeiten, am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig. Reasons for choosing SmartProcess Bester Preis und das mit der besten Funktionalität. Viele andere Anbieter können Workflow gar nicht oder nur aufwändig umsetzen und anpassen. Ich würde das Produkt aktuell sofort wieder kaufen. Read More Showing 1 - 10 of 30 Reviews Load More Reviews ## SmartProcess Popular Comparisons [MasterControl Quality Excellence vs SmartProcess](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/vs/mastercontrol/)[KAWAK vs SmartProcess](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/vs/kawak/)[Isolocity vs SmartProcess](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/vs/isolocity/) [Compare All Alternatives](https://www.softwareadvice.com/bpm/cwa-process-qm-suite-profile/alternatives/) ## Other Top Recommended Quality Management Software [JobBOSS²](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/jobboss2-profile/) **4.2** (865) Recently recommended **72** times [Isolocity](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/isolocity-profile/) **4.6** (65) Recently recommended **74** times [Propel](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/propel-profile/) **4.4** (60) Recently recommended **54** times [Cetec ERP](https://www.softwareadvice.com/manufacturing/cetec-mrp-profile/) **4.5** (53) Recently recommended **51** times Stuck Between Options? 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