CAYA 2026: Benefits, Features & Pricing

Wondering if CAYA is right for your organization?

Our Document Management Software selection experts can help you in 15 minutes or less.

On this page

Overview
Pricing and Plans
Features
Integrations
User Reviews

Overview

CAYA

4.6

(24)

Pricing

Starting at €9.99 per month

About CAYA

Mail digitisation and document management from a single source: With Caya, self-employed and small and medium-sized companies can digitally receive, organize and process all documents, including their letter mail and forwarding mail.

Teams can file and process their emails and all other important documents digitally and audit-proof in the Document Cloud. Incoming documents can thus be easily distributed within the company, invoices paid and forms filled out and signed.

The advantages of the Caya Document Cloud include the mobile app, which enables simple and smooth access to documents at any time and any place - of course, audit-proof and GoBD-compliant. In addition, the automated and paperless processes enable an increase in efficiency, while the integration of accounting solutions even accelerates invoice approval.

CAYA Screenshots

CAYA Pricing and Plans

Starting price: €9.99 per month

Free Trial

Free Version

Basic

€9.99

per user, per month

No plan information available

Confused about pricing? We've got you covered.

Get a personalized pricing breakdown tailored to your specific needs—no guesswork, no generic estimates.

CAYA Features

Popular features found in Document Management
Access Controls/Permissions
Archiving & Retention
Collaboration Tools
Compliance Tracking
Document Classification
Document Editing
Document Generation
Electronic Signature
File Conversion
File Sharing
Third-Party Integrations
Version Control
More features of CAYA
Activity Dashboard
Alerts/Notifications
Commenting/Notes
Data Import/Export
Document Automation
Document Capture
Document Storage
Drag & Drop
Email Management
File Recovery
Full Text Search
Optical Character Recognition
Search/Filter
Secure Data Storage
SSL Security
Tagging
Workflow Management

CAYA Integrations

ContractHero

Zendesk Sell

Accountable

mailparser.io

Zapier

Parseur

See all 10 integrations

CAYA User Reviews

Overall Rating

4.6

Ratings Breakdown

63%

38%

Secondary Ratings

Ease of Use

4.7

Value for money

4.5

Customer support

4.8

Functionality

4.7

Christian W.

Verified reviewer

Insurance

Self-Employed

Used weekly for less than 6 months

Review source

Reviewed February 2023

Caya User Experience

Scan service for mail. Automated workflows for document processing via Zapier and Make

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Scan service for physical Mail. You can access the scans worldwide

Cons:

Not enough workflows, with workflows (and without it's a quite dumb service, so you really need them) rarter expensive

Hans Henning G.

Verified reviewer

Financial Services

Self-Employed

Used daily for less than 12 months

Review source

Reviewed January 2023

Beste Postapp ever!

Sehr angenehm und komfortable.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Einfach keine physische Adresse mehr zu haben, befreit ungemein. Sehr einfach zu bedienen!

Cons:

Nichts. Ich bin 100% zufrieden! Keine Einschränkungen

Reasons for choosing CAYA

nein

Sascha B.

Verified reviewer

Insurance

2-10 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed June 2022

Beste Software nach meinen Tests

Da ich viel im Ausland unterwegs bin, ist für mich die elektronische Zustellung der Post unabdingbar. Mit CAYA kann ich sicherstellen, dass meine Dokumente OCR fähig revisionssicher abgelegt werden und ich selbst entscheiden kann, welche Dokumente ich postalisch benötige und welche nicht. Der Aufwand, die Dokumente, wie bisher, manuell zu scannen und zu verarbeiten ist somit gleich null.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Die Übersichtlichkeit und die Einfachheit der Bedienung. Die Dokumente sind gut aufbereitet und OCR fähig lesbar. Die Zustellung erfolgt (i.d.R.) relativ schnell und zuverlässig. Es ist auch möglich, mehrere Adressen gleichzeitig zu verarbeiten. Alles in allem sind wir sehr zufrieden mit dem System.

Cons:

Die Geschwindigkeit der APP lässt manches mal zu Wünschen übrig. Die Automatische Erkennung des Absenders funktioniert nicht immer einwandfrei. Ärgerlich ist die umständliche Zustellung von Warensendungen, was jedoch mit CAYA nichts zu tun hat. Hier werden die Dokumente geöffnet und fotografiert. Im Business Paket sollte eine mehrfache statt nur monatliche Zustellung inklusive sein. Selten erfolgt eine Zustellung in einem größeren, zeitlichen Rahmen.

Stefan B.

Verified reviewer

Real Estate

Self-Employed

Used weekly for less than 2 years

Review source

Reviewed November 2022

Great solution for managing your physical mail from anywhere on the world

Caya helps to manage my physical mail and I no longer miss payments, etc. It helps in sorting and categorising the mail and you can decide in advance which documents are really necessary in physical form.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

All mail is digitized and made available to me as a document in my inbox. This allows me to sort and file my physical documents directly in an OCR-optimised way.

Cons:

The request for physical documents sometimes takes a long time. Support is only by email, which makes it more difficult for quick solutions.

Reasons for choosing CAYA

Together with my wife, we are digital nomads and travel a lot. Therefore, it was important for us to have a solution for a digital mailbox.

Marie C.

Verified reviewer

Publishing

2-10 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed June 2022

Modernes Arbeiten leicht gemacht

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

In einer Post-Corona-Arbeitswelt ist das Arbeiten von Zuhause für viele eine Selbstverständlichkeit geworden. Auch wir sind 2020 den Schritt gegangen und arbeiten nun "von überall". Aber was passiert mit der Post, die man immer noch bekommt? Dank CAYA ist das für uns kein Problem. Die Post ist direkt digital. Und verschlagwortet! Und wenn man doch mal etwas im Original braucht, lässt man es sich schicken! Toller Service!

Cons:

Das einzige, was ich manchmal blöd finde ist, dass die Briefumschläge mit eingescannt werden. Macht die PDFs unnötig groß. Hat aber vielleicht rechtliche Gründe.

Johanna R.

Verified reviewer

Management Consulting

2-10 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed June 2022

Gute Software auf dem Weg zu einem digitalen Unternehmen

Der Gesamteindruck ist sehr gut. Die Post wird direkt ins E-Mail-Postfach gescannt. Dadurch wird ein essentieller Arbeitsschritt im Unternehmensalltag eingespart.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Die Einrichtung zu Beginn hat sehr gut geklappt. Das neue Feature der E-Mail-Weiterleitung unterstützt uns sehr bei der Bearbeitung der Post, da so der Schriftverkehr in ein Postfach geleitet wird.

Cons:

Die Abos für die Nachsendeaufträge funktionieren nur für die Deutsche Post. Für andere Anbieter, wie beispielsweise die Citipost muss zusätzlich ein Nachsendeauftrag eingerichtet werden.

Mike S.

Verified reviewer

Consumer Goods

2-10 employees

Used daily for less than 12 months

Review source

Reviewed November 2022

Caya makes life easier

It is possible to work more stress-free, since the walk to the mailbox is eliminated. In addition, you have all the documents in one place.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

We used Caya because we often work remotely. The service is decently priced and the data processing tools are just great. From direct marking and editing of the scanned PDFs to forwarding and good archiving as well as sending the originals, everything works flawlessly. We have often recommended CAYA to our acquaintances!

Cons:

Unfortunately, the direct payment function for invoices does not work for us. The connection to the bank breaks.

Reasons for switching to CAYA

eScan was not userfriendly

Jürgen S.

Verified reviewer

Management Consulting

11-50 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed June 2022

CAYA im Tagesgeschäft

Das Programmsystem ist abgerundet, bietet alle notwendigen Funktionen, die wir benötigen und wir sind seit vielen Jahren sehr zufrieden - auch vom Preis-Leistungs-Verhältnis.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Das System ist einfach zu bedienen und kann auf dem Desktop und in der APP die anfallende Korrespondenz nachhaltig positiv unterstützen. Dadurch reduzieren sich die traditionellen Papierarbeiten drastisch und man ist örtlich flexibel immer informiert.

Cons:

Bisher keine negativen Punkte festgestellt.

Michael B.

Verified reviewer

Information Technology and Services

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed June 2022

Caya ist perfekt für Leute die viel unterwegs sind.

GoBD Konforme Dokuemntenanlage, kein festes Büro.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Scan service fast perfekt, OCR, Tagging, Bezahlen von Rechnungen aus der App heraus, rechtskonforme Dokumentenablage.

Cons:

Nur der Grundservice beinhaltet monatlichen Dokumenten Versand. Versand ein wenig teuer. Keine 2 Facto Autorisierung. Probleme mit lokalen Behörden und Banken mit dem Postnachsendeauftrag.

Richard K.

Verified reviewer

Computer Software

2-10 employees

Used weekly for less than 12 months

Review source

Reviewed November 2022

I can easily organise my trip and have no loss in the correspondence

I can easy manage my travels

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

It is easy to handle and it is web-/appbased. So I can use it everywhere.

Cons:

The delivery outside of Caya is problem for me. I don't know which letter returns and which is forwarded

Showing 1 - 10 of 24 Reviews

See All Reviews

CAYA Popular Comparisons

Google Drive vs CAYA

Compare All Alternatives

CAYA 2026: Benefits, Features & Pricing

Overview

About CAYA

CAYA Screenshots

CAYA Pricing and Plans

CAYA Features

CAYA Integrations

CAYA User Reviews

CAYA Popular Comparisons

Other Top Recommended Document Management Software

See what companies are saying about Software Advice