OptimalFlow 2026: Benefits, Features & Pricing

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Overview
Pricing and Plans
Features
User Reviews

Overview

OptimalFlow

5.0

(4)

Pricing

Starting at €16.00 per month

About OptimalFlow

OptimalFlow is a cloud-based no-code business process management software that allows businesses to optimize their processes and automate their workflows. With OptimalFlow, users can create web applications to manage and automate approval, organizational, and governance processes in just a few days, without the need for coding expertise or an IT team.

The platform features an intuitive, drag-and-drop interface that simplifies the process of designing and managing business processes. OptimalFlow also offers a range of advanced features, including single sign-on, SQL database integration, and APIs for creating activities from external systems.

OptimalFlow Screenshots

OptimalFlow Pricing and Plans

Starting price: €16.00 per month

Free Trial

Free Version

Basic

€16.00

per user, per month

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OptimalFlow Features

Popular features found in Business Process Management
Access Controls/Permissions
Approval Process Control
Business Process Automation
Collaboration Tools
Data Import/Export
Document Management
Drag & Drop
Reporting/Analytics
Task Management
Third-Party Integrations
Workflow Management
More features of OptimalFlow
Activity Dashboard
Activity Planning
Activity Tracking
Ad hoc Reporting
Alerts/Notifications
API
Audit Management
Audit Trail
Autofill
Budgeting/Forecasting
Business Process Control
Calendar Management
Commenting/Notes
Configurable Workflow
Customizable Fields
Customizable Forms
Customizable Reports
Dashboard
Data Extraction
Data Integration
Data Management
Data Visualization
Document Storage
Forms Management
For No-Code Development
Graphical Workflow Editor
Key Performance Indicators
KPI Monitoring
Mobile Access
Monitoring
No-Code
Pre-Built Modules
Process Modeling & Designing
Progress Tracking
Real-Time Data
Real-Time Reporting
Real-Time Updates
Role-Based Permissions
Rules-Based Workflow
Search/Filter
Single Sign On
Task Progress Tracking
Trend Analysis
User Management
Version Control
Web Forms
Workflow Configuration

OptimalFlow User Reviews

Overall Rating

5.0

Ratings Breakdown

100%

Secondary Ratings

Ease of Use

5.0

Value for money

4.8

Customer support

5.0

Functionality

5.0

Have you used OptimalFlow and would like to share your experience with others?

Sergio V.

Verified reviewer

Marketing and Advertising

11-50 employees

Used weekly for less than 12 months

Reviewed April 2023

Realizzare aree documentali e processi aziendali efficienti con facilità

Conoscevo già la "suite" intranet WorkTorether da molto tempo, come agenzia l'abbiamo usata per anni e la usiamo tutt'ora. Questo tool vertical sull'automazione di processi critici nei siti che realizziamo è un ulteriore passo avanti per quanto riguarda efficienza ed efficacia. Le alternative sono suite enterprise dal costo proibitivo per i nostri clienti o lo sviluppo custom con tutti i contro del caso.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Aggiungere funzionalità per noi core in siti B2B è diventato estremamente facile: aree documentali e amministrative nelle extranet delle aziende si realizzano in poco tempo e con una solidità difficile da ottenere con i CMS più commerciali in circolazione.

Cons:

Difficile trovare dei difetti, è un tool specializzato e qualche funzionalità può essere ancora aggiunta, ma per il nostro utilizzo da sviluppatori ha comportato solo benefici.

Reasons for choosing OptimalFlow

Soprattutto per costi e l'implementazione è stata semplice e veloce.

Reasons for switching to OptimalFlow

Minor tempo di implementazione e maggior qualità degli applicativi realizzati.

Valentina F.

Verified reviewer

Financial Services

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed May 2025

Controllo, presidio e gestione snella di ogni processo bancario

Utilizzo lo strumento di workflow da moltissimi anni ed è attualmente lo strumento più apprezzato all'interno della nostra realtà bancaria: dove non arriva il gestionale, arriva e va ben oltre OptimalFlow. La versatilità dello strumento lo ha reso il punto di riferimento dei vari process owner per la messa a punto di tutti i processi bancari.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Optimalflow mi ha consentito di digitalizzare svariati processi che in banca erano gestiti in modo non strutturato: poter creare con facilità dei flussi di lavoro partendo da editor grafici, ci ha aiutati a condividere con i process owner le nostre considerazioni, in un'ottica di costante miglioramento ed affinamento dei processi. La possibilità di appoggiarsi ai dati dei nostri gestionali ha semplificato il lavoro di moltissimi utenti e contribuito a eliminare quasi del tutto la possibilità do errore.

Cons:

Nessuno svantaggio rilevato. Nel corso degli anni il fornitore ha contribuito attivamente all'accoglimento di suggerimenti di migliorie rilasciando frequenti aggiornamenti migliorativi.

Vendor Response

Grazie mille Valentina! Il successo di una soluzione dipende tantissimo anche da chi la utilizza e la cala nella propria realtà: complimenti per l'uso che ne fate!

Replied May 2025

Verified

Reviewer

Computer Software

11-50 employees

Used monthly for less than 12 months

Reviewed September 2025

Ottima piattaforma per gestire i processi digitali

Lo strumento si presenta solido e altamente flessibile. Grazie all’interfaccia di amministrazione intuitiva, è possibile creare rapidamente nuovi flussi operativi senza necessità di scrivere codice. Un punto di forza rilevante è la velocità con cui si passa dall’ideazione alla piena operatività del flusso. Inoltre, il team di sviluppo si è dimostrato disponibile e tempestivo nell’accogliere richieste di integrazione e nel valutare possibili evoluzioni della piattaforma. A differenza di altre software house, il team ha una spiccata attenzione alla User Experience, elemento che si riflette positivamente sull’uso della piattaforma.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

- Creazione e modifica rapida di flussi in autonomia, in modalità no-code. - Interfaccia user-friendly e intuitiva. - Supporto tecnico reattivo e proattivo.

Cons:

Non riscontro svantaggi rilevanti; anzi, sono in fase di sviluppo nuove funzionalità che arricchiranno ulteriormente la piattaforma

Giovanni L.

Verified reviewer

Information Technology and Services

2-10 employees

Used daily for less than 2 years

Reviewed September 2023

Ottimo prodotto per regolare il flusso di produzione dei servizi

Grazie alla software house ci siamo trovati bene e il progetto è stato elaborato in tempi brevi rispetto ad altre soluzioni. Anche l'assistenza ha fatto la differenza.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Il prodotto è facilmente configurabile secondo le nostre necessità

Cons:

al momento nessun inconveniente si è verificato

Reasons for switching to OptimalFlow

obsolescenza

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