roXtra Documents 2026: Benefits, Features & Pricing

Wondering if roXtra Documents is right for your organization?

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Overview
Pricing and Plans
Features
User Reviews

Overview

roXtra Documents

4.4

(9)

Pricing

Pricing available upon request

About roXtra Documents

Take your benefit from the user-friendly and intuitive user interface as well as an individual document workflow with clear release and control processes as well as from the automatic and audit-proof versioning and archiving of your QM documents. Thanks to the fast and integrated full-text search, users always have an overview of where which document is located. With roXtra, steering and controlling is easy - throughout the entire document lifecycle.

roXtra Documents Screenshots

roXtra Documents Pricing and Plans

Starting price: €0.01

Free Trial

Free Version

Basic

€0.01

per feature

No plan information available

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roXtra Documents Features

Popular features found in Document Management
Access Controls/Permissions
Archiving & Retention
Collaboration Tools
Compliance Tracking
Document Classification
Document Editing
Document Generation
Electronic Signature
File Conversion
File Sharing
Third-Party Integrations
Version Control
More features of roXtra Documents
Activity Dashboard
Activity Tracking
Alerts/Notifications
API
Approval Process Control
Audit Trail
Business Process Automation
Calendar Management
Change Management
Commenting/Notes
Compliance Management
Content Management
Customizable Branding
Customizable Dashboard
Customizable Fields
Customizable Reports
Customizable Templates
Data Import/Export
Document Automation
Document Capture
Document Management
Document Review
Document Storage
Drag & Drop
Email Management
File Management
File Recovery
Forms Management
Full Text Search
Graphical Workflow Editor
Mobile Access
Monitoring
Multiple Format Support
No-Code
Offline Access
Progress Tracking
Quality Control
Real-Time Data
Real-Time Notifications
Real-Time Reporting
Reminders
Reporting/Analytics
Reporting & Statistics
Role-Based Permissions
Rules-Based Workflow
Search/Filter
Secure Data Storage
SSL Security
Tagging
Task Management
Template Management
Workflow Configuration
Workflow Management

roXtra Documents User Reviews

Overall Rating

4.4

Ratings Breakdown

44%

56%

Secondary Ratings

Ease of Use

4.1

Value for money

4.6

Customer support

4.7

Functionality

4.6

Have you used roXtra Documents and would like to share your experience with others?

Marion H.

Verified reviewer

Pharmaceuticals

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed August 2024

roXtra Documents bei TRIGA-S

von QM-Seite gut, Mitarbeiter sind nicht alle zufrieden

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

einfach übersichtliche Bedienung - auch neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht

Cons:

das fälschlich eingestellte Schulungen nicht rückgängig gemacht werden können übersichtliche Darstellung, welche Schulungen welcher Mitarbeiter hat

Reasons for choosing roXtra Documents

Q-Wiki: Schlechter Service schon bei der Beratung / Vorstellung des Systems

Heike B.

Verified reviewer

Health, Wellness and Fitness

5001-10000 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed July 2024

15 Jahre roXtra und immer noch zufrieden

Eigentlich sehr gute Erfahrungen. Alles in allem läuft es stabil und zuverlässig. Immer wieder mal hängt sich die LDAP-Anbindung auf ... dann muss der Identifier-Dienst am Server neu gestartet werden. Generell sitzen die Probleme bei der Dokumentenlenkung eher vor den PCs als in der Software. Bislang immer sehr schnelle Hilfe durch den roXtra-Support bei Problemen.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Die Möglichkeiten roXtra sehr stark Unternehmensspezifisch anpassen zu können und dass man in den bekannten Dateiformaten Word, PowerPoint etc. arbeiten kann.

Cons:

Die derzeit noch etwas archaische Layout (das ändert sich aber wohl demnächst).

Reasons for choosing roXtra Documents

Preis-Leistungsverhältnis; Dokumentenbearbeitung in Standardsoftwareprogrammen möglich

Stefan P.

Verified reviewer

Hospital & Health Care

501-1000 employees

Used daily for less than 2 years

Reviewed July 2024

Übersicht im Dokumentendschungel

Für Heavy-User ist das Programm schnell Alltag. Anwender, die seltener damit zu tun haben, sollten eine leicht erreichbare Ansprechperson haben.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Viele Arbeitsschritte sind intuitiv, wenn man das Grundkonzept verstanden hat. Die Prozesse sind übersichtlich Die Statistiken sind hilfreich Die Suchfunktion ist potent Der Support ist schnell und kompetent Die Einführungsbegleitung in der Pilotphase war sehr hilfreich

Cons:

Das Benutzerhandbuch ist manchmal etwas sperrig Sich in das Rechtesystem einzudenken, braucht schon Hirnschmalz Die Nutzung von Kopf- und Fußzeilen in Excel ist zu kompliziert

Reasons for choosing roXtra Documents

Moderneres Design, schlüssiges Gesamtpaket, letztlich knappe Entscheidung, in einem Fall war die Preisdifferenz entscheidend

Stephan W.

Verified reviewer

Health, Wellness and Fitness

501-1000 employees

Used daily for less than 2 years

Reviewed August 2024

roXtra - rundum gelungen

zuerst von den vielen Möglichkeiten überrascht, nachdem Fokussierung auf wesentliche Arbeitsschritte erfolgt ist, konnte dann die Vielfalt erkundet werden und das System der Dokumentenlenkung in roXtra viel besser verstanden werden; Schulungen sind ebenso wichtig wie die regelmäßige Nutzung von roXtra und das Vorhandensein eines kompetenten Ansprechpartners

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Vielfalt und intuitive Nutzung des Produktes Erfüllung sämtlicher Normvorgaben Dokumentenlenkung Möglichkeiten der individuellen Darstellung (Unternehmensbezug) Kommunikationsmöglichkeit innerhalb von roXtra mit Kolleginnen und Kollegen innerhalb des zu bearbeitenden Dokuments Nachvollziehbarkeit, wer was wann gemacht oder auch nicht gemacht hat (sehr hohe Transparenz) sehr guter Support, stets erreichbar und schnelle Rückmeldung

Cons:

Vielfalt kann normale Anwender überfordern es muss immer Ansprechpartner vor Ort zur Unterstützung vorhanden sein einige Darstellung/Optionen können aktiviert werden, besitzen aber einen negativen Effekt auf den Bearbeitungsprozess (z.B. Word-Dokument wird in Statusleiste angezeigt).

Hendrik B.

Verified reviewer

Printing

51-200 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed July 2024

Roxtra- Dokumentenlenkung auf den Punkt

Leicht zu verstehendes, einfach zu bedienendes Dokumentenlenkungsprogramm. Hervorragender Support von der Roxtra. Ich arbeite sehr gerne damit.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

1. Zentrales Medium um Dokumente, VAs, AAs und Prozessbeschreibungen, in der gültigen Version, den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. 2. Workflowmanagement mit Rollenverteilung (Bearbeiter/ Leser/ Prüfer/ Freigeber) 3. erstklassiger flowChart Designer 4. Benachrichtigung über E-Mail 5. Auffindbarkeit von Dokumenten über Volltextsuche. 6. Mandantenfähig 7. frei wählbare Wiedervorlage zur Kontrolle auf Gültigkeit 8. Ordnerstruktur und Zuordnung in den Ansichten frei wählbar. 9. Audit-Trail und Archiv vorhanden (Änderungen immer nachvollziehbar) 10. Bei Dokumentenprüfung werden Änderungen hervorgehoben und sind somit leichter zu erkennen

Cons:

Hier fällt mir wirklich nur die Kompatibilität zu älteren Office-Dokumenten ein. Ist man auf dem neusten Stand mit seinen Office, gibt es keine Probleme.

Reasons for choosing roXtra Documents

-kompakt mit allen wichtigen Funktionen, -ISO konforme Bearbeitung, -tut was es soll für einen angemessenen Preis

Roswitha K.

Verified reviewer

Pharmaceuticals

201-500 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed July 2024

Dokumentendenlenkung

roXtra bietet viele Möglichkeiten der Bearbeitung und Lenkung von Dokumenten, deshalb sollte auch der Anwendungsrahmen eindeutig definiert werden. Die Anwendung des Dokumentenmoduls ist eine erhebliche Erleichterung im Alltag und erhöht erheblich die Sicherheit der korrekten Lenkung und Überprüfung von aktualisierten und neuen Dokumenten

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

gute Übersicht, Benachrichtigung für Aufgaben, Bearbeitung der Dokumente direkt in roXtra. Weitere Möglichkeiten der ergänzenden Konfiguration in der Software. Audittrails der Bearbeitung

Cons:

Der Überblick über den Status ausgewählter Dokumente, der Historie (letztes Bearbeitungsdatum und Änderungsdatum letzter Beteiligte und der Version, es wäre gut wenn es auf einem Blick in roXtra zu sehen wäre ohne weitere Aktionen durchführen zu müssen) könnte noch etwas detaillierter sein. Beim Import von vorhandenen Dokumenten sollte ein die Metadatendatei eingehend von den Administration bearbeitet und geprüft werden. Es wäre von Vorteil wenn der Inhalt von Audit-Trails (Veränderungen) noch genauer beschrieben sein könnte.

Reasons for choosing roXtra Documents

s. vorherige Antworten

Reasons for switching to roXtra Documents

roXtra erfüllt für das Unternehmen die Anforderungen der Dokumentenlenkung für die normativen und gesetzlichen Vorgaben als moderne Software mit für den Anwender transparenten Möglichkeiten

Jessica T.

Verified reviewer

Civic & Social Organization

5001-10000 employees

Used daily for more than 2 years

Reviewed June 2024

Unternehmen über digitales QM besser verstehen und lenken

Nachdem das QMS nach einem konkreten Konzept neu aufgestellt wurde, ist die Akzeptanz des Programms deutlich gestiegen. Der Zugang zu Informationen ist sehr vereinfacht worden, konkret gelangen Mitarbeitende über wenige Klicks zu benötigte Dokumente. Mitarbeitende fühlen sich abgeholt und mitgenommen.

Ratings Breakdown

Ease of use

Customer support

Functionality

Pros:

Über das Modul lässt sich das eigene QMS modern und anschaulich darstellen. Die Verknüpfungsmöglichkeiten zeigen transparent die Wechselwirkungen von Prozessen; gemeint sind die Zusammenhänge zwischen Prozessbeschreibungen und den mitgeltenden Dokumenten, wie auch die Abgrenzung zu Nachweisen. Dadurch erhält man eine ganzheitlichen Blick auf das eigene Unternehmen und seiner internen Abhängigkeiten und das Vorhalten einer Ablage im Netzwerkverzeichnis entfällt. Digitale Freigaben und Archivierungen von Revisionen, ermöglichen das papierlose Arbeiten. Zudem ist es gelungen, das nicht vorhandene - immer gewünschte - Intranet zu ersetzen und so, ein "digitales schwarzes Brett" einzubinden und ggf. hieraus direkt auf Dokumente zu verweisen / verknüpfen.

Cons:

Es wäre schön, wenn man Workflows eigenständig einstellen könnte, um flexibler auf Dokumententypen einzelner Bereiche eingehen zu können. Gleiches gilt für die Mails, z.B. zu Lesebestätigungen. Zudem wäre eine zentrale Einstellung von Kopf-/Fußzeilen super. Positiv ist, dass der support offen für Anregungen und Wünsche ist und technische Lösungen prüft und nach Möglichkeit umsetzt.

Cara E.

Verified reviewer

Hospital & Health Care

11-50 employees

Used daily for less than 2 years

Reviewed June 2024

Bewertung für das roxtra Modul Documents

Wir sind vollends zufrieden mit dem Modul roxtra Documents. Alles was für ein funktionierendes QM-System benötigen, wird mit roxtra abgedeckt. Durch roxtra haben wir endlich Ordnung und geregelte Workflows, ohne dass diese kompliziert oder aufwändig sind. Generell ist roxtra sehr anwenderfreundlich und man findet sich schnell zurecht.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

- Dokumentenlenkung - Aufgabenmanagement und Erinnerung an Aufgaben - Zuweisung von Zuständigkeiten - Lesebestätigungen - Erteilen von Zugriffsrechten

Cons:

An sich sehen wir keine Nachteile an roxtra Documents.

Reasons for choosing roXtra Documents

- gutes Preis-Leistungs-Verhältnis - guter Ruf von roxtra

Blanca Lorena R.

Verified reviewer

Marketing and Advertising

Self-Employed

Used daily for free trial

Review source

Reviewed July 2023

Gestion de documentos

Obtengo la ventaja de poderlo visualizar en PDF directamente

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Sus utilidades son múltiples y fácil de usar

Cons:

Ninguna, todas se ajustan a mis necesidades

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