WIVIO 2026: Benefits, Features & Pricing

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Overview
Pricing and Plans
Features
Integrations
User Reviews

Overview

WIVIO

4.5

(4)

Pricing

Starting at €10.00 per month

About WIVIO

With WBI, knowledge management becomes simple, structured, and effective.
WBI combines a proven, pragmatic knowledge management method with WIVIO, an intuitive software solution designed for everyday business use. All processes for capturing, structuring, sharing, developing, and securing company knowledge are seamlessly supported. Technical complexity, fragmented information, and time-consuming documentation efforts are eliminated.

WIVIO enables employees to work with familiar documents while ensuring clear structures, version control, defined responsibilities, and reliable access to up-to-date knowledge. Intelligent search and optional AI support make relevant information available exactly when needed. The result is sustainable knowledge retention, higher efficiency, improved quality, and a knowledge base that grows with the organization.

WIVIO Screenshots

WIVIO Pricing and Plans

Starting price: €10.00 per month

Free Trial

Free Version

WIVIO DEMO

€0.00

No plan information available

WIVIO BUSINESS

€10.00

per user, per month

No plan information available

WIVIO ENTERPRISE

€15.00

per user, per month

No plan information available

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WIVIO Features

Popular features found in Knowledge Management
Access Controls/Permissions
Catalog Management
Collaboration Tools
Commenting/Notes
Content Management
Data Import/Export
Discussions/Forums
Document Management
Self Service Portal
Text Editing
More features of WIVIO
Activity Dashboard
Activity Tracking
Alerts/Notifications
API
Communication Management
Content Library
Customizable Branding
Customizable Reports
Customizable Templates
Drag & Drop
Full Text Search
Generative AI
Knowledge Base Management
Multi-Language
Reporting & Statistics
Single Sign On
SSL Security
Third-Party Integrations
Workflow Management

WIVIO Integrations

Microsoft Teams

Microsoft 365

WIVIO User Reviews

Overall Rating

4.5

Ratings Breakdown

50%

Secondary Ratings

Ease of Use

4.5

Value for money

4.8

Customer support

5.0

Functionality

4.5

Have you used WIVIO and would like to share your experience with others?

Thomas J.

Verified reviewer

Mining & Metals

1001-5000 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed May 2021

Einfacher kommt man nicht zu einem richtigen Wissensmanagment System

Wivio ist zwar eine Software, dahinter ist aber eine Methode als ganzheitlicher Ansatz wie ein Unternehmen mit Wissen führbar ist. Kommunikation, Delelgation, Verbesserung, KVP, bis QS und ITIL

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Man bekommt gleich ein Starterpaket an Dokumenten und Content Der Ansatz über Office Dokumente ist niederschwellig und jeder kann sofort mitarbeiten, auch wenn er kein HTML kann wie in Wikis

Cons:

2FA Authentifizierung sollte noch kommen. Automatisierung von administrativen Tätigkeiten (Eintritt, Austritt)

Reasons for choosing WIVIO

Wie Sharepoint ein Moloch.. Riesenprojekt, Was will ich überhaupt was nicht, ich brauche ne Governance..... mit Wivio ist man sofort am Start und legt los..

Reasons for switching to WIVIO

Schlechte Usability, kann alles, aber das was es braucht muss erst programmiert werden und der Standard gebrochen

Martin K.

Verified reviewer

Machinery

1001-5000 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed May 2021

zentrales Tool in der täglichen Arbeit

WiVio ist mehr als eine Software. Es ist eine Methodik und eine Software. Wer sich darauf einlässt kann sehr profitieren und eine stetige Weiterentwicklung in der Organisation verankern. Es ist noch sehr viel Potential ungenützt soll aber kommen (Integrationen, Auswertungen, ..). Für mich das größte Alleinstellungsmerkmal ist, dass ich keine vergleichbare Software kenne , welche für dieses Einsatzgebiet so konzipiert wurde und nicht "nur" von einer anderen Software angepasst wurde.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

Sehr gute Kombination aus Methodik, Goveranance und Software. Die Software mit der darunterliegenden Methodik löst Probleme der meisten Intranets (Aktualität, Verantwortung und bestätigte Information) ohne Mehraufwand. Außerdem ermöglicht es nicht nur die Wissensicherung und Verbreitung sondern erhöht auch die Übersicht für Führungskräfte über aktuelle Themen. Wir verwenden die Software auch in weiteren Anwendungsbereichen zum Sichern des Wissens und der Weiterentwicklung wie z.B. auch Projektmanagement oder der Customer Journey.

Cons:

Software selbst ist (noch) jung und gewisse Funktionalitäten kommen erst nach und nach. Integration in andere Systeme wie MS Teams sind erst in der BETA oder auf der Roadmap. Ebenfalls ist die API noch nicht verfügbar - viel Potential auf das wir noch warten müssen. Software ohne Microsoft Lizenzen nicht brauchbar (Word, Excel, ..).

Heinz R.

Verified reviewer

Wholesale

11-50 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed May 2021

Sichert Wissen im KMU

Fazit: Nach 2 Jahren sind wir mit dem WBI noch lange nicht am Ziel, aber wir können uns eine Arbeit ohne dieses Tool und den dazugehörigen Denkansatz nicht mehr vorstellen.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

In einem KMU steckt das Wissen nicht in Abteilungen wo jede Position im Idealfall abgesichert ist, sondern in Einzelpersonen. Dieses Wissen galt es zu digitalisieren und im Unternehmen zu halten, auch wenn Wechsel aus altersbedingten Gründen oder Arbeitgeberwechsel eintreten. Die Grundidee war es auch, das Wissen bei der Generationenübergabe niederzuschreiben, zu organisieren und allen notwendigen Personen bereitzustellen. Es sind oftmals ganz banale Dinge, wie eine aktualisierte Telefonliste, das WLAN-Passwort oder die Sicherheitsunterlagen, reicht aber auch bis hin zu Schnittstellenbeschreibungen, Projekten, Marketingplanungen oder Kontenplänen. In der Zwischenzeit läuft auch viel Berichtwesen über unser WBI.

Cons:

Durch das sehr motivierte Team werden Nachteile eigentlich gleich aufgegriffen und zeitnah Lösungsansätze präsentiert. Wenn es ruckelt, dann ist das meist beim eigenen Mitarbeiterteam, das anfänglich immer wieder auf die neue Arbeitsweise hingewiesen werden muss - aber es überwiegen schnell die Vorteile und alles bekommt eine Eigendynamik.

Wilfried H.

Verified reviewer

Information Technology and Services

11-50 employees

Used daily for more than 2 years

Review source

Reviewed April 2021

wichtigstes Werkzeug im Alltag

Wir Nutzen WBI in unserem täglichen Arbeiten um unser Wissen zu sichern und zu teilen sowie als Führungsinstrument um gewisse Themen loszutreten. Bis wir WBI eingeführt haben war das Wissen über unzählige Laufwerke, Server, PC's und Posteingänge verstreut. Mit Hilfe der Software und der praxisnahen Beratung von WBI haben wir es innerhalb kurzer Zeit geschafft das bestehende Wissen für alle, immer aktuell an einem zentralen Ort zur Verfügung zu stellen. Inzwischen Fragen wir uns wie wir davor arbeiten konnten.

Ratings Breakdown

Ease of use

Value for money

Customer support

Functionality

Pros:

äußerst einfache Bedienung und durch die Verwendung von Office (Word, Excel,...) als Wissenscontainer unkompliziert im Unternehmen zu etablieren schnelles Finden der gesuchten Inhalte mit sehr gute Suche durch hohe Trefferquote

Cons:

eigenständige Bearbeitung der Vorlagen (Ci/CD usw) aktuell nicht möglich - hierzu wird der Support von WBI benötigt soll aber kommen :)

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